Het procesdossier in een huurzaak bij de Huurcommissie of de kantonrechter
Voert u verweer bij de Huurcommissie of vraagt u de kantonrechter om een ontruiming, dan hangt de uitkomst meestal af van de stukken. Met een goed dossier weet u waar uw zaak sterk is en waar niet, en hoeft u op de zitting niet te zoeken.
De gids is bedoeld voor corporatiejuristen en andere juristen die voor een verhuurder werken. U leest welke stukken in het dossier horen en hoe u er één tijdlijn van maakt. Ook leest u hoe u aantoont dat iets schriftelijk is gemeld, en wat u doet als stukken niet met elkaar kloppen. In de voorbeelden volgen we twee zaken van een verzonnen corporatie in Amersfoort.
Waarom de stukken zo zwaar wegen
De kantonrechter mag alleen rekening houden met feiten die in de procedure naar voren zijn gebracht en die vaststaan. Wat de andere partij niet of niet genoeg betwist, neemt de rechter als vaststaand aan (artikel 149 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, hierna Rv). Daar zijn uitzonderingen op. Zo kijkt de kantonrechter uit zichzelf of een beding in het huurcontract oneerlijk is, en bij huurachterstand of de verhuurder de achterstand voor vroegsignalering heeft gemeld. Bij de Huurcommissie is het nog strenger. De zittingscommissie baseert haar uitspraak alleen op wat op de zitting is besproken en op de stukken die ter inzage lagen (artikel 34 lid 7 Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte).
Wie zich op een feit beroept, moet het in de regel ook bewijzen (artikel 150 Rv). Stelt de corporatie dat de huurder is gewaarschuwd, dan moet de corporatie de waarschuwing laten zien en aannemelijk maken dat de huurder die heeft gekregen. Stelt de huurder dat een gebrek op een bepaalde dag is gemeld, dan ligt de bewijslast bij de huurder. Ook dan kijkt de rechter naar wat er in de systemen van de corporatie staat, want daar ligt vaak het beste bewijs.
Daarnaast geldt de waarheidsplicht. Partijen moeten alle feiten die voor de beslissing van belang zijn, volledig en naar waarheid aanvoeren (artikel 21 Rv). Een feit dat slecht uitkomt, zoals een telefoontje van de huurder, laat u dus niet weg. Verzwijgt u een feit, dan mag de rechter daar passende gevolgen aan verbinden. De rechter kan u ook opdragen stukken over te leggen (artikel 22 Rv). Komt een achtergehouden stuk zo toch op tafel, dan schaadt dat uw zaak meestal meer dan het stuk zelf had gedaan.
In het procesdossier zet u de hele zaak voor uzelf op een rij. Bij elk feit staat het stuk waaruit het blijkt. Uit dat dossier kiest u daarna de producties die u in de procedure indient. Het dossier is dus groter dan wat de rechter te zien krijgt, en dat hoort ook zo.
Huurcommissie of kantonrechter
Voor beide procedures is het dossier grotendeels hetzelfde. Alleen de manier waarop u het inbrengt, verschilt. Bij de Huurcommissie reageert u op een verzoek en later op het onderzoeksrapport. Bij de kantonrechter schrijft u een dagvaarding of een conclusie van antwoord, met genummerde producties. Gaat het om huurverlaging wegens gebreken, dan kiest de huurder zelf of de zaak naar de Huurcommissie of naar de rechter gaat (artikel 7:257 lid 2 BW).
In de vrije sector heeft de huurder die keuze niet (artikel 7:247 BW). Of een woning in de vrije sector valt, hangt af van de kale huur bij het begin van de bewoning. Welke grens daarvoor geldt, volgt sinds de Wet betaalbare huur uit de datum van het contract. Bij een contract dat op of na 1 juli 2024 is gesloten, ligt de grens bij de maximale huurprijs voor een woning met 186 punten. Dan kan ook een huurder van een middenhuurwoning met gebreken naar de Huurcommissie. Bij een ouder contract telt de liberalisatiegrens die gold toen de huur begon (artikelen 2 en 12a Besluit huurprijzen woonruimte). Zet daarom de ingangsdatum van het contract en de huurprijs bij het begin vooraan in het dossier.
| Onderwerp | Huurcommissie | Kantonrechter |
|---|---|---|
| Waarover | Huurprijs, huurverhoging, servicekosten en huurverlaging wegens gebreken (artikel 4 Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte). | Alle huurgeschillen, zoals ontbinding en ontruiming, achterstallige huur en een geschil over een uitspraak van de Huurcommissie. |
| Begin | Een schriftelijk verzoek van de huurder of de verhuurder (artikel 9). | Een dagvaarding. Daarin noemt de eiser ook het verweer dat de gedaagde al heeft gevoerd, en de eigen bewijsmiddelen (artikel 111 lid 3 Rv). |
| Onderzoek | Meestal een voorbereidend onderzoek met een schriftelijk rapport. Bij gebreken komt de onderzoeker vaak naar de woning (artikel 28). | Geen eigen onderzoek. De rechter beslist op de stukken en op wat partijen op de zitting vertellen. |
| Stukken | Beide partijen kunnen de stukken tot de zitting inzien (artikel 28 lid 5). | De stukken gaan mee met de dagvaarding of de conclusie van antwoord. Latere stukken moeten uiterlijk tien kalenderdagen voor de mondelinge behandeling bij de rechter en de wederpartij zijn (artikel 87 lid 6 Rv). |
| Zitting | Partijen krijgen minstens twee weken van tevoren bericht, samen met het rapport (artikel 28 lid 6). | Een mondelinge behandeling, waarin de rechter vragen stelt en een schikking kan voorstellen (artikel 87 Rv). |
| Daarna | Een partij kan de zaak binnen acht weken na verzending van de uitspraak aan de rechter voorleggen. Doet niemand dat, dan geldt de uitspraak als afspraak tussen partijen (artikel 7:262 BW). Is de uitspraak van de voorzitter, dan kan een partij ook binnen drie weken na verzending in verzet gaan bij de Huurcommissie. Onder de Wth worden dat zes weken. Na de uitspraak op het verzet loopt opnieuw een termijn van acht weken voor de rechter (artikel 20 lid 6 en 8 Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte). | Hoger beroep bij het gerechtshof, behalve bij vorderingen tot 1.750 euro (artikel 332 Rv) en na een procedure over een uitspraak van de Huurcommissie (artikel 7:262 lid 2 BW). |
De twee procedures hangen samen. Is een partij het niet eens met de uitspraak van de Huurcommissie, dan kan dezelfde zaak naar de kantonrechter. Zet u het dossier voor de Huurcommissie meteen zo op dat het ook bij de rechter bruikbaar is, dan hoeft u daarna niet opnieuw te beginnen. Hoe u reageert op een verzoek van de huurder en welke termijnen daarbij gelden, leest u in het artikel Reageren op de Huurcommissie. De hele route van een huurgeschil staat in het artikel Van klacht tot kantonrechter.
Welke stukken in het dossier horen
Begin breed. Verzamel eerst alles wat over de woning en de huurder in uw systemen staat, ook wat niet in uw voordeel is. Denk aan het klantsysteem, de mailbox van de klantenservice, het onderhoudssysteem en de mappen van de woonconsulent. Pas als alles bij elkaar ligt, kiest u wat een productie wordt.
De basis voor elke zaak
- Het getekende huurcontract met de algemene huurvoorwaarden en eventuele aanhangsels.
- De huurprijs en de verhogingen sinds het begin van de huur, met de voorstellen die de huurder kreeg.
- Al het klantcontact, zoals brieven, e-mails, berichten in het klantportaal of de app, en telefoonnotities met de datum, het tijdstip en de naam van de medewerker.
- Werkorders, werkbonnen, inspectieverslagen en rapporten van aannemers of deskundigen.
- Interne e-mails waarin over de zaak is besloten, zoals de keuze om een herstel uit te stellen.
- Foto's, met de datum en de naam van wie ze maakte.
Per soort zaak
| Zaak | Stukken die u vaak nodig hebt | Waar het om draait |
|---|---|---|
| Gebreken en huurverlaging | Meldingen van de huurder, ontvangstbevestigingen, inspectieverslagen, werkorders en werkbonnen, rapporten, foto's van voor en na het herstel. | Wanneer het gebrek is gemeld en wanneer het is verholpen (artikelen 7:207 en 7:257 BW). |
| Huurachterstand | Het huuroverzicht, aanmaningen, de veertiendagenbrief, betalingsregelingen, gespreksverslagen en de melding aan de gemeente voor vroegsignalering, met de ontvangstbevestiging van de gemeente. | Hoe hoog de achterstand is, wat er is gedaan om die op te lossen en of de verhuurder de achterstand voor vroegsignalering aan de gemeente heeft gemeld (artikel 2 Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening). |
| Overlast | Meldingen van buren, verslagen van huisbezoeken, waarschuwingsbrieven, het verslag van buurtbemiddeling en verklaringen van getuigen. | Wat er gebeurde, wie het zelf zag of hoorde en of de huurder is gewaarschuwd (artikel 7:213 BW). |
| Woonfraude en onderhuur | Gegevens uit de Basisregistratie Personen, verslagen van huisbezoeken, verbruiksgegevens, advertenties en verklaringen. | Of de huurder er zelf woont en of de woning aan een ander in gebruik is gegeven (artikel 7:244 BW). |
| Servicekosten | Het jaaroverzicht, facturen, contracten met leveranciers, de verdeelsleutel en de bezwaren van huurders. | Of het jaaroverzicht op tijd kwam en of de berekening erin staat (artikelen 7:259 en 7:260 BW). |
| Renovatie | Het renovatievoorstel, het sociaal plan, de antwoordformulieren, verslagen van bewonersavonden en de brief over de instemming. | Of het voorstel redelijk is en, bij tien of meer woningen, of 70 procent of meer van de huurders instemde (artikel 7:220 BW). |
Bij huurachterstand kijkt de kantonrechter niet alleen naar de hoogte van de achterstand, maar naar alle omstandigheden van het geval. In een uitspraak uit 2025 stelde de kantonrechter in Dordrecht (rechtbank Rotterdam) dat de rechter uit zichzelf moet nagaan of de verhuurder de achterstand voor vroegsignalering heeft gemeld, zoals artikel 2 van het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening voorschrijft (ECLI:NL:RBROT:2025:15733, overweging 4.7). In die zaak was de eerste melding onvolledig. De kantonrechter ging ervan uit dat die nooit bij de gemeente was aangekomen. De tweede, volledige melding volgde minder dan twee maanden voor de dagvaarding. Dat vond de kantonrechter te kort. In een tussenvonnis oordeelde de rechter daarom dat de primaire vordering tot ontbinding en ontruiming wordt afgewezen, ondanks een achterstand van bijna zeven maanden (overwegingen 4.8 tot en met 4.10). Over de subsidiaire vordering tot ontruiming was toen nog niet beslist. Het gaat om de uitspraak van één kantonrechter. Andere rechters kunnen er anders over oordelen. Neem dus de melding zelf op in het dossier, met de bevestiging van de gemeente en de datum, en controleer of de gegevens volledig waren. De hele aanpak, met drie modelbrieven, staat in de gids over huurachterstand, van herinnering tot ontruiming. Voor zaken over onderhuur en hoofdverblijf is er een aparte gids over woonfraude en onderhuur aanpakken.
Twijfelt u of een stuk ertoe doet, neem het dan op in het dossier. Of het ook een productie wordt, beslist u later. Zo weet u in elk geval welke stukken er zijn als de wederpartij of de rechter ernaar vraagt.
Eén tijdlijn voor de hele zaak
De chronologie is het belangrijkste deel van het dossier. Zet elk feit op een eigen regel. Noteer de datum, wat er gebeurde, wie erbij betrokken was en uit welk stuk het blijkt. Gebruik één datumnotatie en één tabel, ook als de stukken uit verschillende systemen komen. Sorteer op de datum van de gebeurtenis, niet op de datum waarop een stuk is gemaakt. Een verslag dat op 20 februari is geschreven over een bezoek op 12 februari, hoort bij 12 februari.
Houd twee soorten regels uit elkaar. Een feit dat uit een stuk blijkt, krijgt een verwijzing naar dat stuk. Een feit dat iemand u alleen heeft verteld, bijvoorbeeld de opzichter in een gesprek, markeert u apart tot er een stuk of een verklaring is. Zo ziet u in één oogopslag waar het bewijs dun is.
Neem ook op wat niet gebeurde, als dat ertoe doet. Een herstelafspraak die niet doorging of een aanmaning waarop geen reactie kwam, kan net zo belangrijk zijn als een brief die wel is verstuurd.
Een lekkage in een flat in Amersfoort
Mevrouw S. Kartosen huurt sinds 2019 een sociale huurwoning van Woonstichting Voorbeeld, een verzonnen corporatie in Amersfoort. Ze vraagt de Huurcommissie om huurverlaging wegens een lekkage in de badkamer. Ruben Mulder, jurist bij de woonstichting, zet de zaak op een rij. Dit is zijn chronologie, ingekort tot de belangrijkste regels.
Chronologie lekkage badkamer, verzonnen voorbeeld
| Datum | Wat er gebeurde | Bron |
|---|---|---|
| 27 januari 2026 | Mevrouw Kartosen belt de klantenservice over een natte plek op het plafond van de badkamer. | Telefoonnotitie klantcontact |
| 3 februari 2026 | Ze stuurt een e-mail met twee foto's van het plafond en vraagt om herstel. | E-mail van de huurder |
| 3 februari 2026 | Het klantportaal stuurt een automatische ontvangstbevestiging met een kenmerk. | Bevestiging uit het portaal |
| 12 februari 2026 | De opzichter bekijkt de badkamer en noteert dat de afvoer van de bovenburen lekt. | Inspectieverslag |
| 2 maart 2026 | De loodgieter vervangt een koppeling en noteert dat het plafond nog moet drogen. | Werkbon |
| 30 maart 2026 | Mevrouw Kartosen mailt dat de plek weer groter wordt. | E-mail van de huurder |
| 14 april 2026 | De loodgieter komt terug. Op de werkbon staat ‘afgerond’. | Werkbon |
| 20 april 2026 | Mevrouw Kartosen vraagt de Huurcommissie om huurverlaging. | Verzoek aan de Huurcommissie |
| 6 mei 2026 | De schilder werkt het plafond bij. Op de foto's is het droog. | Foto's en factuur van de schilder |
Terwijl Ruben de tabel maakt, ziet hij al de twee vragen waar de zaak om draait. Telt 27 januari of 3 februari als datum van de melding? En was het gebrek op 14 april verholpen, of pas op 6 mei? Daarover gaan de volgende twee onderdelen.
Een schriftelijke melding aantonen
In veel huurzaken draait het om één datum. De huurverlaging wegens een gebrek loopt vanaf de dag waarop de huurder het gebrek behoorlijk heeft gemeld, of vanaf de dag waarop het gebrek al genoeg bekend was om maatregelen te nemen (artikel 7:207 lid 1 BW). Bij de Huurcommissie gaat de lagere huur in op de eerste dag van de maand na de maand waarin de huurder de melding verstuurde (artikel 16 lid 3 Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte). Bovendien kan de huurder pas naar de Huurcommissie als de verhuurder het gebrek niet binnen zes weken na de melding heeft verholpen (artikel 7:257 lid 2 BW). Komt het verzoek of de vordering pas later dan zes maanden na de melding, dan krijgt de huurder over het verleden hooguit zes maanden huurverlaging (artikel 7:257 leden 1 tot en met 3 BW).
In het voorbeeld scheelt dat een maand. Gaat de Huurcommissie uit van de e-mail van 3 februari, dan geldt de lagere huur vanaf 1 maart. Telt het telefoontje van 27 januari als melding, dan geldt de lagere huur al vanaf 1 februari. Ruben neemt beide stukken op en beschrijft precies wat erin staat. Welke datum telt, beslist de Huurcommissie. Zou hij de telefoonnotitie weglaten, dan valt dat op zodra mevrouw Kartosen vertelt dat ze eerst heeft gebeld.
Straks telt alleen een schriftelijke melding
De Wet toekomstbestendige huurcommissie voegt twee regels toe (Staatsblad 2026, 311). Volgens het nieuwe artikel 7:257 lid 2 BW moet de huurder het gebrek schriftelijk melden voordat de Huurcommissie het verzoek kan behandelen. En volgens artikel 16 lid 2 van de Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte beoordeelt de Huurcommissie dan alleen gebreken die schriftelijk zijn gemeld, en gebreken die de verhuurder ook zonder melding had moeten kennen. Een telefoontje zoals dat van 27 januari telt bij de Huurcommissie dan niet meer als melding. Wanneer de wet ingaat, wordt bij koninklijk besluit bepaald. De Rijksoverheid gaat uit van 1 januari 2027. Volgens de regering ligt het voor de hand dat ook een e-mail, sms of WhatsApp-bericht als schriftelijke melding telt. Wat dat betekent voor het meldproces van een corporatie, leest u in de artikelen Gebreken schriftelijk melden en Wet toekomstbestendige huurcommissie. Wat er verder op 1 januari 2027 verandert, staat in de checklist huurrecht 2027.
Meldingen van de huurder bewaren
Een melding is pas bewijs als de datum en de inhoud vast te stellen zijn. Bewaar daarom het oorspronkelijke stuk en niet alleen een samenvatting.
- Bewaar een e-mail als het oorspronkelijke bericht, met afzender, ontvanger, datum en tijd. Een doorgestuurde versie heeft de datum van het doorsturen, en de bijlagen kunnen ontbreken.
- Bij een bericht in het klantportaal of de app maakt u een export of schermafdruk waarop de datum, het kanaal en de volledige tekst staan. Vraag de beheerder zo nodig om een overzicht uit het logboek van het systeem.
- Vraag bij een appbericht liever om een export van het hele gesprek, met datum en tijd, dan om losse schermafdrukken.
- Leg bij een brief de datum van ontvangst vast, met de stempel of de registratie van de postkamer.
- Bij een telefoontje maakt u een notitie met datum, tijdstip, de naam van de medewerker en wat er is gezegd. Bevestig het gesprek daarna schriftelijk aan de huurder.
Stuur bij elke melding een bevestiging. Zet daarin de datum, een kenmerk en wat er gaat gebeuren. Dan staat de datum voor beide partijen vast. Dat voorkomt discussie bij de Huurcommissie, en u laat zien dat u de melding serieus neemt.
Uw eigen brieven aan de huurder
Een verklaring aan een bepaalde persoon heeft pas effect als die persoon de verklaring heeft ontvangen (artikel 3:37 lid 3 BW). Komt een brief niet aan door iets wat aan de huurder ligt, bijvoorbeeld omdat de huurder een aangetekende brief niet ophaalt, dan kan de brief toch effect hebben. Dat moet u dan wel kunnen aantonen.
Voor sommige stukken staat de vorm in de wet. Een opzegging door de verhuurder moet bij exploot of aangetekende brief gebeuren (artikel 7:271 lid 4 BW). Stuurt de verhuurder een voorstel tot huurverhoging aangetekend, dan kan de verhuurder ook zelf naar de Huurcommissie als de huurder niet reageert. Het bewijs van de aangetekende verzending gaat dan mee (artikel 7:253 lid 5 BW). Voor buitengerechtelijke incassokosten moet de huurder eerst schriftelijk zijn aangemaand. In die aanmaning staan een betaaltermijn van veertien dagen en de gevolgen als de huurder niet betaalt (artikel 6:96 lid 6 BW).
Stuur belangrijke brieven daarom op twee manieren, bijvoorbeeld aangetekend en per gewone post of e-mail. Bewaar het verzendbewijs, de gegevens van de bezorging en een kopie van precies de brief die in de envelop zat. Een verzendbewijs zonder kopie van de brief bewijst alleen dat er iets is verstuurd.
Als stukken niet met elkaar kloppen
In bijna elk dossier zitten stukken die niet met elkaar kloppen. Op een werkbon staat dat het werk klaar is, terwijl de huurder een week later schrijft dat het nog lekt. Een buurvrouw noemt in haar melding een andere datum dan in haar latere verklaring. Een inspectieverslag blijkt over een andere kamer te gaan. Stop dat niet weg, maar zoek het uit voordat de wederpartij het doet.
Zo pakt u het aan
- Leg de stukken naast elkaar en schrijf op wat er in elk stuk staat, met de passage erbij. Vaak blijkt het verschil kleiner dan gedacht, omdat de stukken over iets anders gaan.
- Ga na hoe elk stuk is ontstaan. Wie schreef het en wanneer? Zag de schrijver het zelf, of weet die het van horen zeggen? Een werkbon die de monteur ter plekke invulde, weegt anders dan een samenvatting die een week later is gemaakt.
- Vraag de betrokken collega om uitleg en leg die vast. Een opzichter kan vaak in twee zinnen vertellen waarom er ‘afgerond’ op een werkbon staat. Wordt die uitleg belangrijk voor de zaak, vraag dan een ondertekende verklaring.
- Kies uw standpunt en onderbouw het. Schrijf in het processtuk welke lezing volgens u klopt en waarom, en noem zelf ook het stuk waaruit iets anders blijkt.
- Stel uw standpunt bij als dat nodig is. Soms blijkt uit het uitzoeken dat de huurder op dat punt gelijk heeft. Dan is erkennen meestal sterker dan betwisten, en het maakt de rest van uw verhaal geloofwaardiger.
Voor de rechter en de Huurcommissie telt de geloofwaardigheid van het hele dossier. Een partij die zelf de zwakke plek noemt en uitlegt, overtuigt meer dan een partij die erop wordt betrapt.
Terug naar de lekkage
Op de werkbon van 14 april staat ‘afgerond’, maar het plafond is pas op 6 mei bijgewerkt. Na de eerste reparatie schreef mevrouw Kartosen op 30 maart al dat de plek weer groter werd. Ruben belt de loodgieter. Die legt uit dat ‘afgerond’ betekende dat de lekkage was gestopt. Het plafond moest daarna nog drogen en worden geschilderd, en dat valt buiten het werk van de loodgieter.
In zijn reactie aan de Huurcommissie schrijft Ruben dat de lekkage op 14 april is verholpen en het plafond op 6 mei is hersteld. Hij voegt beide stukken toe en legt uit wat ‘afgerond’ op de werkbon betekent. Zo kan de commissie zelf bepalen wanneer het gebrek was verholpen, en hoeft niemand te raden wat er met dat woord is bedoeld.
Een overlastzaak bij de kantonrechter
De woonstichting wil ook de huurovereenkomst van de heer D. Veenstra laten ontbinden, wegens overlast in een portiekflat in Amersfoort. In het dossier zitten 23 meldingen van vier buren, twee waarschuwingsbrieven en het verslag van een huisbezoek. Ook zit er een brief van buurtbemiddeling in, waarin staat dat de heer Veenstra niet wilde meedoen.
Bij overlast is de vraag of de huurder zich als een goed huurder heeft gedragen (artikel 7:213 BW). Een huurovereenkomst voor woonruimte kan in de regel alleen door de rechter worden ontbonden (artikel 7:231 lid 1 BW). Een uitzondering is een woning die op grond van de wet is gesloten, bijvoorbeeld door de burgemeester wegens een ernstige verstoring van de openbare orde of drugshandel. Dan kan de verhuurder de huurovereenkomst zelf ontbinden (artikel 7:231 lid 2 BW). De kantonrechter kijkt naar wat er precies gebeurde, hoe vaak, wie het zelf zag of hoorde en of de huurder is gewaarschuwd voordat de corporatie naar de rechter ging.
Fatima El Idrissi, de jurist die de zaak behandelt, zet de meldingen in een tabel. Per melding noteert ze de datum, de melder, wat er gebeurde en of de melder het zelf zag of hoorde. Elf meldingen blijken van één buurvrouw te komen. Fatima vermeldt dat zelf, want een rechter die het later ontdekt, ziet de zaak al snel als een ruzie tussen twee buren. Drie meldingen gaan over iets wat de melder van een andere buur hoorde. Die drie telt Fatima niet als eigen waarneming.
De heer Veenstra heeft de overlast al ontkend in een brief aan de woonstichting. Daarom noemt Fatima in de dagvaarding zijn verweer en haar bewijsmiddelen. De vier buren die zelf iets zagen of hoorden, staan erin als getuigen (artikel 111 lid 3 Rv). Wil ze die buren op de mondelinge behandeling als getuige laten horen, dan stuurt ze de rechter daarvoor een gemotiveerd verzoek, met een kopie aan de wederpartij. Dat doet ze zo snel mogelijk, en uiterlijk een week nadat de datum van de zitting bekend is (artikel 5.8 van het procesreglement).
Eén buurvrouw noemt in haar melding 14 maart als datum van een ruzie in het trappenhuis, en in haar latere verklaring 16 maart. Fatima vraagt haar ernaar. De buurvrouw schreef de melding dezelfde avond en de verklaring weken later. Fatima houdt 14 maart aan. Ze noemt het verschil zelf in de dagvaarding en legt uit hoe het is ontstaan. Zo kan de advocaat van de heer Veenstra er op de zitting weinig mee.
Buren die overlast melden, zijn vaak bang voor de reactie van hun buurman. Zet hun namen en adressen alleen in de stukken als het nodig is, en bespreek met hen vooraf wat er met hun melding of verklaring gebeurt. Een anonieme verklaring is mogelijk, maar de huurder kan daar moeilijk op reageren. Reken er daarom op dat de rechter zo'n verklaring minder zwaar laat wegen dan een verklaring van een buur die met naam getuigt.
Het dossier ordenen en indienen
Producties voor de kantonrechter
Het Landelijk procesreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de rechtbanken geldt ook voor kantonzaken. Daarin staan een paar eisen voor de producties (artikelen 2.14 en 2.15). Het reglement geldt niet in kort geding (artikel 1.1). Daarvoor is er een apart procesreglement, met eigen termijnen voor het indienen van stukken.
- Elke productie krijgt een volgnummer. Elke partij nummert door, dus producties bij een later processtuk gaan verder waar de vorige ophielden.
- In het processtuk noemt u het nummer van de productie en de passage waar het om gaat.
- U voegt een overzicht van alle producties toe, met een korte omschrijving van elk stuk.
- Op de producties zelf staan geen markeringen of aantekeningen die niet in het origineel staan. Wilt u een passage aanwijzen, doe dat dan in het processtuk.
- Foto's levert u in kleur aan, tenzij het origineel niet in kleur is.
- Procedeert u digitaal via Mijn Rechtspraak, dan levert u elke productie als apart bestand aan. Op papier scheidt u de producties met tabbladen, met daarop de verkorte partijnaam en het nummer.
- Elk processtuk dat u naar de rechter stuurt, stuurt u tegelijk ook naar de wederpartij (artikel 2.21).
Beroept u zich in een processtuk op een stuk, dan voegt u er een afschrift van bij (artikel 85 lid 1 Rv). Stukken die u later nog wilt indienen, moeten uiterlijk tien kalenderdagen voor de mondelinge behandeling bij de rechter en de wederpartij zijn (artikel 87 lid 6 Rv en artikel 5.7 van het procesreglement). Wat later komt, laat de rechter in de regel buiten beschouwing.
In kantonzaken kan de corporatie zelf procederen, zonder advocaat (artikel 79 Rv). Stuurt u als jurist van de corporatie een processtuk naar de rechter, voeg dan een uittreksel uit het handelsregister toe dat niet ouder is dan een maand. Bent u geen bestuurder, voeg dan ook een kopie van de statuten of een volmacht toe (artikel 2.20 van het procesreglement). Is een processtuk langer dan tien pagina's, begin dan met een samenvatting en gebruik tussenkopjes (artikel 2.13). Op de mondelinge behandeling verschijnt de corporatie in persoon. Stuur iemand die de zaak kent, een regeling mag treffen en een volmacht bij zich heeft (artikel 5.9). Een schikkingsvoorstel van de rechter kunt u dan ter plekke bespreken.
Een voorbeeld van een productieoverzicht
Dit is het overzicht dat Ruben voor de lekkagezaak maakte. Hij gebruikt het bij zijn reactie aan de Huurcommissie. Stapt een van de partijen daarna naar de kantonrechter (artikel 7:262 BW), dan ligt de basis al klaar.
Overzicht van de producties, verzonnen voorbeeld
| Nr. | Stuk | Datum | Waarvoor |
|---|---|---|---|
| 1 | Huurovereenkomst met algemene huurvoorwaarden | 1 juni 2019 | De huurprijs en de afspraken over onderhoud |
| 2 | Telefoonnotitie klantcontact | 27 januari 2026 | Het eerste contact over de lekkage |
| 3 | E-mail van de huurder met foto's | 3 februari 2026 | De schriftelijke melding |
| 4 | Inspectieverslag van de opzichter | 12 februari 2026 | De oorzaak, een lekkende afvoer |
| 5 | Werkbonnen van de loodgieter | 2 maart en 14 april 2026 | Het herstel van de lekkage |
| 6 | Foto's en factuur van de schilder | 6 mei 2026 | Het herstel van het plafond |
Bij de Huurcommissie
De Huurcommissie laat de verhuurder weten wat de huurder vraagt (artikel 28 lid 1 Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte). Stuur in uw reactie de stukken mee die uw standpunt onderbouwen. Daarna volgt meestal een onderzoek, met een schriftelijk rapport. Leg het rapport naast uw chronologie. Staat er een datum of feit in dat niet klopt met uw stukken, schrijf dat dan in uw reactie op het rapport en voeg het stuk toe. Partijen krijgen minstens twee weken van tevoren bericht over de zitting. Tot die dag kunnen ze de stukken inzien (artikel 28 leden 5 en 6).
Op de zitting stellen de voorzitter en de leden vragen aan beide partijen, en mogen partijen via de voorzitter vragen aan elkaar stellen (artikel 34). Neem uw chronologie mee, zodat u elke datum direct kunt noemen. Een model voor de reactie vindt u in het artikel Model-verweerschrift Huurcommissie. Hoe u de inhoud opbouwt, leest u in het artikel Verweer bij de Huurcommissie.
De laatste controle voordat u indient
Loop deze punten na voordat u een processtuk of reactie indient.
- Elk feit in het processtuk verwijst naar een productie of een getuige.
- In de chronologie staan alle stukken, ook die niet in uw voordeel zijn.
- De datum van de eerste melding staat vast, met het stuk waaruit die blijkt.
- Elk verschil tussen stukken is uitgezocht en in het processtuk uitgelegd.
- De producties zijn genummerd en hebben geen markeringen, en er is een overzicht.
- De termijnen zijn bewaakt, zoals de termijn voor verzet tegen een uitspraak van de voorzitter, de acht weken na een uitspraak van de Huurcommissie en de tien kalenderdagen voor de mondelinge behandeling.
- Getuigen die u op de zitting wilt laten horen, zijn bij de rechter opgegeven binnen een week nadat de datum van de zitting bekend werd.
- Het uittreksel uit het handelsregister zit erbij, en zo nodig de volmacht. Wie op de zitting namens de corporatie komt, mag een regeling treffen.
- Persoonsgegevens van anderen, zoals buren die overlast meldden, staan er alleen in als dat nodig is.
Veel zaken beginnen met een telefoontje of een gesprek aan de balie. Een goed vastgelegd gesprek is later vaak een van de eerste stukken in het procesdossier. Hoe uw klantenservice of een huurteam zo'n gesprek voert en wat er in het verslag hoort, staat in de gids Huuradvies op het spreekuur en aan de telefoon. Alle gidsen over huurrecht, geordend per onderwerp, staan op de overzichtspagina Huurrecht.
Veelgestelde vragen
Een procesdossier is de geordende verzameling stukken waarop u een procedure bouwt. Er horen een chronologie en een overzicht van de producties bij. Het dossier bevat meer dan u uiteindelijk indient. Uit het volledige dossier kiest u de stukken die als productie meegaan met de dagvaarding, de conclusie van antwoord of de reactie aan de Huurcommissie.
Van elk stuk waarop u zich in een processtuk beroept, voegt u een afschrift toe (artikel 85 Rv). Geef elke productie een volgnummer, noem in het processtuk de passage waar het om gaat en voeg een overzicht van de producties toe. Procedeert de corporatie zelf, dan voegt u ook een uittreksel uit het handelsregister toe dat niet ouder is dan een maand.
Zo snel mogelijk. De rechter en de wederpartij moeten de stukken uiterlijk tien kalenderdagen voor de mondelinge behandeling hebben ontvangen. Stukken die later binnenkomen of pas op de zitting op tafel komen, laat de rechter buiten beschouwing, tenzij de rechter anders beslist (artikel 87 lid 6 Rv en artikel 5.7 van het procesreglement). Ook een dik pak stukken dat zonder goede reden vlak voor die termijn binnenkomt, kan de rechter terzijde leggen.
Nu nog niet. Volgens artikel 7:207 BW is een behoorlijke kennisgeving genoeg. De huurverlaging kan ook ingaan op de dag waarop het gebrek al genoeg bekend was om maatregelen te nemen. Dat verandert met de Wet toekomstbestendige huurcommissie. De huurder moet het gebrek dan schriftelijk melden voordat de Huurcommissie het verzoek kan behandelen, en de Huurcommissie beoordeelt alleen gebreken die schriftelijk zijn gemeld of die de verhuurder ook zonder melding had moeten kennen. Volgens de Rijksoverheid gaat die wet op 1 januari 2027 in. Het koninklijk besluit dat de datum vastlegt, was op 15 oktober 2026 nog niet verschenen. Bij de kantonrechter blijft de behoorlijke kennisgeving van artikel 7:207 BW de maatstaf.
Een verklaring aan een bepaalde persoon heeft pas effect als die persoon de verklaring heeft ontvangen (artikel 3:37 lid 3 BW). Stuur belangrijke brieven daarom aangetekend en ook per gewone post of e-mail. Bewaar het verzendbewijs samen met een kopie van de brief. Haalt de huurder een aangetekende brief niet op, dan kan de brief toch effect hebben als het aan de huurder zelf ligt dat de brief niet aankwam. Dat beoordeelt de rechter per geval.
U hoeft niet elk stuk over te leggen. Maar een feit dat voor de beslissing van belang is, mag u niet verzwijgen, ook niet als het slecht uitkomt (artikel 21 Rv). Verzwijgt u zo'n feit, dan mag de rechter daar passende gevolgen aan verbinden. De rechter kan u ook opdragen een stuk over te leggen (artikel 22 Rv). Noem een ongunstig stuk daarom liever zelf, en leg uit hoe het in de zaak past.
Acht weken, vanaf de dag waarop het afschrift van de uitspraak naar partijen is verstuurd. Vraagt geen van beide partijen binnen die termijn de rechter om een beslissing, dan geldt wat in de uitspraak staat als afspraak tussen huurder en verhuurder (artikel 7:262 BW). Heeft alleen de voorzitter van de Huurcommissie uitspraak gedaan, dan kunt u ook in verzet gaan bij de Huurcommissie. Dat moet binnen drie weken na verzending van de uitspraak, en onder de Wet toekomstbestendige huurcommissie binnen zes weken. Na de uitspraak op het verzet hebt u weer acht weken voor de rechter. Legt u de zaak eerst aan de rechter voor, dan kunt u daarna geen verzet meer doen (artikel 20 Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte en artikel 7:262 BW).
Ja. In kantonzaken mogen partijen zelf procederen of zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde (artikelen 79 en 80 Rv). Bij elk processtuk van de corporatie voegt u een uittreksel uit het handelsregister toe dat niet ouder is dan een maand. Bent u geen bestuurder, voeg dan ook de statuten of een volmacht toe (artikel 2.20 van het procesreglement). Op de mondelinge behandeling verschijnt de corporatie in persoon. Stuur iemand die de zaak kent, een regeling mag treffen en daarvoor een volmacht bij zich heeft (artikel 5.9).
Neem de melding op in het dossier, maar zet erbij dat de melder het niet zelf zag of hoorde. Zoek daarna de persoon die het wel zelf meemaakte, voor een verklaring of als getuige. Bewijs mag met alle middelen, maar de rechter weegt het bewijs zelf (artikel 152 Rv). Een eigen waarneming weegt meestal zwaarder dan iets van horen zeggen.
Voor wie met LEX werkt
In LEX Dossiers stelt u één vraag over alle stukken van een zaak, bijvoorbeeld of het gebrek schriftelijk is gemeld. LEX zet de antwoorden in een tabel. Bij elk antwoord staat de passage uit het stuk. Staat het antwoord niet in een stuk, dan ziet u ‘niet in dit stuk’.
Bij een antwoord ziet u ook op welk wetsartikel, welke uitspraak en welk kennisbankartikel het is gebaseerd. LEX maakt ook een tijdlijn van de feiten. Wat LEX heeft afgeleid, blijft gescheiden van wat u zelf hebt bevestigd.
Deze pagina is algemene informatie en geen juridisch advies. De zaken, Woonstichting Voorbeeld en de namen zijn verzonnen. Bronnen: Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 207, 213, 220, 231, 244, 247, 253, 257, 259, 260, 262 en 271, Boek 3, artikel 37, Boek 6, artikel 96, Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, artikelen 21, 22, 79, 80, 85, 87, 111, 149, 150, 152 en 332, Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte, artikelen 4, 9, 16, 20, 28 en 34, Besluit huurprijzen woonruimte, artikelen 2 en 12a, Wet toekomstbestendige huurcommissie, Staatsblad 2026, 311, Landelijk procesreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de rechtbanken, versie 1 juli 2026 en Rechtbank Rotterdam 25 september 2025, ECLI:NL:RBROT:2025:15733. Bijgewerkt: 15 oktober 2026.