Privacyverklaring

01Algemene informatie en definities

Adminio LEX B.V. (“Adminio”, “wij”, “ons”, “onze”) biedt een platform voor de behandeling van huurklachten (Adminio Wonen) en een juridische werkomgeving voor de sociale huursector (LEX), bestaande uit de modules LEX Assistant, LEX Klachten en LEX Verweer (samen: de “Producten”). Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website en op de persoonsgegevens die wij in dat verband verwerken.

In deze privacyverklaring hanteren wij de volgende begrippen:

AVG

de Algemene verordening gegevensbescherming.

Persoonsgegevens

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking

elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken, verstrekken en wissen.

Betrokkene

de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Verwerkingsverantwoordelijke

de partij die het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt.

Verwerker / sub-verwerker

een partij die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, respectievelijk een partij die de verwerker daarbij inschakelt.

Toestemming

een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene de verwerking aanvaardt.

Datalek

een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.

02Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke én verwerker

Adminio heeft afhankelijk van de situatie twee verschillende rollen onder de AVG. Het is belangrijk dit onderscheid te kennen, omdat het bepaalt tot wie u zich met een verzoek kunt wenden.

Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de persoonsgegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken — bezoek aan onze website, marketing, het beheer van klantaccounts en facturatie, en sollicitaties — zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Op die verwerkingen ziet deze privacyverklaring primair toe.

Verwerker. Voor de inhoudelijke persoonsgegevens die in de Producten worden ingevoerd of verwerkt — zoals klachtdossiers, bijlagen, hoorzittingsgegevens, chatvragen en zienswijzen — treden wij op als verwerker namens onze klant. De afnemende organisatie (een klachtencommissie of woningcorporatie) is voor die gegevens verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel, de grondslag en de bewaartermijn. De afspraken hierover leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Wilt u inzage in of verwijdering van gegevens uit een dossier, dan kunt u zich het beste richten tot de organisatie die uw klacht of zaak behandelt; wij ondersteunen die organisatie daarbij.

03Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken. De nummers in de laatste kolom verwijzen naar de doeleinden in hoofdstuk 4.

Onze Producten zijn niet gericht op het structureel verwerken van bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Dergelijke gegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens in een klachtbijlage) kunnen niettemin incidenteel voorkomen; de verwerkingsverantwoordelijke organisatie is dan verantwoordelijk voor een geldige grondslag onder artikel 9 AVG.

04Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag uit de AVG bestaat. Voor Adminio zijn dat doorgaans: de uitvoering van een overeenkomst, een gerechtvaardigd belang in het kader van onze normale bedrijfsvoering, het voldoen aan een wettelijke verplichting en in sommige gevallen uw toestemming. Verwerken wij op grond van een gerechtvaardigd belang, dan doen wij dat alleen wanneer ons belang zwaarder weegt dan uw privacybelang.

1. 1
   Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met betrekking tot onze Producten.

   Grondslag — Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
2. 2
   Het aanbieden, beveiligen en verbeteren van de website en de Producten.

   Grondslag — Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
3. 3
   Contact onderhouden en klantenondersteuning bieden, bijvoorbeeld via ons contactformulier.

   Grondslag — Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang (sub b/f)
4. 4
   Het leggen en onderhouden van contact met (potentiële) klanten en relaties.

   Grondslag — Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
5. 5
   Interne bedrijfsvoering en administratie, waaronder facturatie.

   Grondslag — Gerechtvaardigd belang (sub f); wettelijke verplichting (sub c)
6. 6
   Het leveren van AI-ondersteunde functionaliteit binnen de Producten (zie §5), zoals samenvatten, concepten opstellen en anonimiseren.

   Grondslag — Uitvoering overeenkomst (sub b); toestemming waar vereist (sub a)
7. 7
   Marketingactiviteiten, waaronder e-mail en social media.

   Grondslag — Toestemming (sub a) / gerechtvaardigd belang (sub f)
8. 8
   Het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van onze rechten.

   Grondslag — Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
9. 9
   Het beoordelen en afhandelen van sollicitaties.

   Grondslag — Precontractuele maatregelen (sub b); toestemming voor langer bewaren (sub a)
10. 10
    Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en wettelijke bewaartermijnen.

    Grondslag — Wettelijke verplichting (sub c); gerechtvaardigd belang (sub f)

05AI-functionaliteit in onze Producten

Onze Producten bevatten functies die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI), bijvoorbeeld voor het samenvatten van dossiers, het opstellen van concepten, het anonimiseren van uitspraken en het beantwoorden van juridische vragen. Wij vinden transparantie hierover belangrijk:

• AI-functies worden ingezet ter ondersteuning. De uitkomsten zijn adviserend; een eindbeslissing wordt altijd door een mens genomen. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg plaats (artikel 22 AVG).
• De gegevens die voor een AI-functie worden verwerkt, worden via onze AI-gateway doorgestuurd naar het onderliggende taalmodel. Onze sub-verwerkers gebruiken deze gegevens niet om hun modellen te trainen.
• Waar mogelijk verloopt de verwerking binnen de EER. Voor de LEX-modules is op verzoek een EU-gehost model (Mistral) beschikbaar als alternatief voor niet-EU-modellen.
• Inzet van AI op een dossier vindt plaats binnen de kaders die de verwerkingsverantwoordelijke organisatie stelt en, waar vereist, na toestemming.

06Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens op verschillende manieren:

• Van uzelf. Bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult, een account aanmaakt, contact met ons opneemt of solliciteert.
• Door uw gebruik van de website of de Producten. Bijvoorbeeld uw IP-adres of gebruiks- en loggegevens.
• Van derden. Bijvoorbeeld via cookies en vergelijkbare technieken (zie de Cookieverklaring) of via een door u opgegeven referentie bij een sollicitatie.
• Afgeleid. Bepaalde gegevens leiden wij af uit informatie die wij al hebben, bijvoorbeeld over uw voorkeuren.
• Uit openbare bronnen. Bijvoorbeeld een openbaar profiel of een website.

U bent in beginsel niet verplicht ons gegevens te verstrekken. Is het verstrekken van bepaalde gegevens een wettelijke of contractuele verplichting of noodzakelijk om een overeenkomst te sluiten, dan informeren wij u daarover en over de gevolgen als u de gegevens niet verstrekt.

07Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is, op basis van ‘need-to-know’, en wanneer de ontvanger gebonden is aan vertrouwelijkheid en passende beveiliging. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij schakelen onder meer de volgende sub-verwerkers in:

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen met geautoriseerde medewerkers en ingeschakelde dienstverleners, met bevoegde overheidsinstanties (zoals toezichthouders, politie en justitie) wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, en — in geanonimiseerde, niet-herleidbare vorm — als geaggregeerde statistiek. Bij een (voorgenomen) fusie of overname kunnen wij gegevens overdragen aan de betrokken partij, waarbij wij borgen dat deze in lijn met deze privacyverklaring handelt.

08Doorgifte buiten de EER

Onze standaardinrichting is EU-only: de opslag en het merendeel van de verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder bij Supabase (Frankfurt), Google Gemini (EU-regio), Mistral (EU), Resend (Ierland) en Microsoft (EU-tenant).

Voor een beperkt aantal verwerkingen kan doorgifte naar de Verenigde Staten plaatsvinden, namelijk bij Anthropic (Claude) en — uitsluitend binnen Adminio Wonen — bij OpenAI (transcriptie en embeddings). Voor deze doorgiften steunen wij op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses, artikel 46 lid 2 sub c AVG), en aanvullende maatregelen zoals versleuteling, dataminimalisatie en de afspraak dat gegevens niet voor modeltraining worden gebruikt. Waar een ontvanger gecertificeerd is onder het EU-US Data Privacy Framework, kan daarnaast een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie als grondslag gelden.

Voor de LEX-modules bieden wij bovendien op verzoek een EU-gehost AI-model (Mistral) aan, zodat doorgifte naar niet-EU-landen kan worden vermeden. Meer informatie over onze doorgiftewaarborgen verstrekken wij op verzoek via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

09Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Daartoe behoren onder meer:

• Versleuteling van gegevens in opslag (AES-256) en tijdens transport (TLS 1.2 of hoger).
• Toegangsbeheer op basis van rollen en strikte autorisatie (row-level security) op databaseniveau.
• Hosting en opslag binnen de EER, met dagelijkse versleutelde back-ups.
• Logging, monitoring en geautomatiseerde signalering van beveiligingsincidenten.
• Een vastgelegde procedure voor het afhandelen en melden van datalekken.

10Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Langere bewaring kan aan de orde zijn wanneer dat wettelijk verplicht is, in verband met een juridische procedure, of met uw toestemming.

11Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Voor niet-functionele cookies vragen wij vooraf uw toestemming, die u altijd kunt intrekken. Welke cookies wij gebruiken en met welk doel, leest u in onze Cookieverklaring.

12Uw privacyrechten

Ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage. U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie. U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing. U kunt verzoeken uw gegevens te wissen; wij hoeven dit niet in alle gevallen te honoreren.
• Recht op beperking. U kunt de verwerking laten beperken, bijvoorbeeld zolang de juistheid of de grondslag ter discussie staat.
• Recht van bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang; tegen direct marketing honoreren wij bezwaar altijd.
• Recht op overdraagbaarheid. U kunt door u verstrekte gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
• Geen geautomatiseerde besluitvorming. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolg die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.
• Recht om toestemming in te trekken. Verwerken wij op basis van toestemming, dan kunt u die te allen tijde intrekken; dit tast eerdere verwerkingen niet aan.
• Recht om een klacht in te dienen. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt.

Gaat uw verzoek over gegevens in een dossier of zaak binnen een Product, dan kunt u zich het beste richten tot de organisatie die uw klacht of zaak behandelt (de verwerkingsverantwoordelijke); zie hoofdstuk 2.

13Hoe oefent u uw rechten uit?

U kunt uw rechten kosteloos uitoefenen via info@adminio.nl. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie ter verificatie van uw identiteit. Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek; bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover wij u dan informeren. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

14Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u op een passende manier. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 14 juni 2026.

15Contactgegevens

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op: