Klachtensoftware voor de zorg, ook voor geschilleninstanties.
Met Adminio behandelt u elke klacht volgens de wet die erbij hoort. Onder de Wkkgz ziet u in het dossier hoeveel dagen er nog over zijn van de zes weken. Bij de klachtencommissie van de Wzd gelden kortere termijnen, en die houdt Adminio apart bij. Ook geschilleninstanties uit de hele zorg werken met Adminio.
De schermen en teksten komen uit Adminio zelf, hier ingericht voor de klachtencommissie van een zorgorganisatie. Ook geschilleninstanties uit de hele zorg behandelen hun geschillen in Adminio.
Het platform voor de zorg
De hele klachtenprocedure, in één omgeving.
In Adminio werken de klachtenfunctionaris, het secretariaat, de klachtencommissie en de zorgaanbieder in hetzelfde dossier. Adminio rekent bij elke klacht de termijn uit volgens de wet die geldt, of dat nu de Wkkgz, de Wzd, de Wvggz, de Jeugdwet of de Wmo is. Ook geschilleninstanties uit de hele zorg werken met Adminio.
Wie inlogt, ziet meteen wat er te doen is
Iedereen die met de klacht te maken heeft, logt in met de rechten van de eigen rol. Dat geldt voor de cliënt en de vertegenwoordiger, en net zo goed voor de klachtenfunctionaris, de zorgverlener, het secretariaat, de commissieleden en de bestuurder. Bovenaan staan de dossiers die vandaag werk vragen, met het aantal dagen dat de termijn nog loopt. Cliënten kunnen inloggen met een account of hun dossier volgen via een persoonlijke link.
Lukt de bemiddeling niet, dan gaat het dossier door naar de commissie
De klachtenfunctionaris legt gesprekken, afspraken en de uitkomst van de bemiddeling direct in het dossier vast. Wil de cliënt daarna toch een formele behandeling, dan zet de functionaris de klacht met één klik door naar de klachtencommissie. Alles wat al is vastgelegd, gaat mee. Het beraad van de commissie en de stukken van de bestuurder krijgt de functionaris niet te zien. Zo blijft de functionaris onafhankelijk en houdt de cliënt tijdens de hele procedure een vast aanspreekpunt.
Wie het dossier opent, ziet waar de klacht staat
Het dossier volgt de stappen van de klachtenregeling. Bij elke stap staat wie wat deed en wanneer. Stukken, berichten en het verslag van de zitting horen bij de klacht en zitten niet meer verspreid over drie mailboxen. Bovenaan ziet u in welke fase de klacht is en wie aan zet is.
De termijn hangt af van de wet
Onder de Wkkgz moet de cliënt binnen zes weken een oordeel van de zorgaanbieder hebben. Een klacht over onvrijwillige zorg gaat naar de klachtencommissie van de Wzd, en die beslist in de regel binnen twee weken. Adminio rekent beide termijnen apart uit en zet bovenaan de zaak waarvan de termijn het eerst afloopt. Heeft de zorgaanbieder meer tijd nodig, dan krijgt de cliënt daarover een brief voordat de zes weken om zijn.
Elk antwoord verwijst naar het stuk
De secretaris of een commissielid stelt een vraag over de stukken en krijgt antwoord met een verwijzing naar het stuk waarin het staat. Daarbij zoekt de assistent de wetsartikelen en vergelijkbare uitspraken uit LEX. Zo weet de commissie al voor de zitting waarover cliënt en zorgaanbieder het oneens zijn.
Een zitting plannen zonder heen en weer mailen
Het secretariaat vraagt de cliënt, de zorgaanbieder en de commissieleden in één keer welke dagen ze kunnen. Zodra alle antwoorden binnen zijn, ziet de secretaris welke dag past en kiest voor een zitting op locatie of online. Adminio stuurt daarna de uitnodiging en de stukken naar alle deelnemers.
Terugvinden wat er op de zitting is gezegd
De secretaris neemt de zitting op in de browser of uploadt achteraf een opname. Adminio maakt daar een transcriptie van, met sprekers en tijdcodes, en een samenvatting met de standpunten van beide partijen. Wat de teamleider over de avonddienst zei, vindt de commissie in een paar seconden terug.
Elk bericht staat bij de zaak waar het over gaat
Berichten aan de cliënt, de vertegenwoordiger en de zorgaanbieder staan in het dossier, net als het interne overleg van de commissie. Partijen reageren gewoon per e-mail. Hun antwoord komt met de bijlagen vanzelf bij de juiste zaak terecht.
Het advies ligt op tijd bij de bestuurder
Op basis van het dossier en de zitting schrijft Adminio een conceptadvies in het sjabloon van de commissie. De commissie past het aan en stelt het zelf vast. Daarna gaat het advies naar de raad van bestuur, die de cliënt een schriftelijk en gemotiveerd oordeel stuurt. In het dossier ziet de bestuurder hoeveel dagen er nog over zijn van de zes weken uit de Wkkgz.
Geschilleninstanties uit de hele zorg werken met Adminio
De geschilleninstantie behandelt in Adminio geschillen over ziekenhuizen, huisartsenpraktijken, de ggz, verpleeghuizen, de jeugdzorg en de mondzorg. Werkt de zorgaanbieder ook met Adminio, dan neemt de instantie het klachtdossier met het oordeel in één keer over. Daarna bekijkt de instantie of ze het geschil kan behandelen, plant ze de zitting en schrijft ze de uitspraak. Die uitspraak is een bindend advies. De instantie kan daarin een schadevergoeding toekennen tot in ieder geval € 25.000. Volgens de Wkkgz moet de uitspraak er binnen zes maanden zijn nadat het geschil is voorgelegd.
Vacatiegeld zonder spreadsheet
Na elke zitting staat voor ieder commissielid, ook de voorzitter, een declaratie klaar. De declaratie vermeldt al wie er aanwezig was, hoe de zitting is gehouden, hoeveel kilometers er zijn gereden en het bedrag. Het secretariaat ziet in één overzicht wat bevestigd, uitbetaald of nog open is, en exporteert dat naar PDF of Excel.
Bij elke zaak staan in LEX de artikelen uit de Wkkgz, de Wzd, de Wvggz, de Jeugdwet of de Wmo klaar die erop van toepassing zijn. Afgeronde dossiers archiveert Adminio volgens de AVG. U kunt ze ook exporteren.
Bij elke klacht ziet u welke wet geldt.
Adminio is gebouwd door juristen en werkt met LEX, een doorzoekbare verzameling zorgwetgeving en uitspraken. Zo weet u al bij de intake welke termijn loopt en wie de klacht behandelt.
Een klacht over onvrijwillige zorg gaat naar de klachtencommissie van de Wzd en niet door de gewone procedure onder de Wkkgz. Bij de intake ziet u dat meteen, met het wetsartikel erbij.
Vraag wat de klager tegen de klachtenfunctionaris zei of wanneer u de termijn mag verlengen. Het antwoord verwijst naar het stuk of het artikel waarop het steunt.
Na het onderzoek krijgt de klager een schriftelijke, gemotiveerde mededeling. Daarin staat tot welk oordeel het onderzoek heeft geleid, wat de zorgaanbieder beslist en wanneer de maatregelen klaar zijn. Adminio maakt van het dossier een conceptbrief, en de bestuurder past die aan en ondertekent.
Gebouwd door juristen. In LEX staan de Wkkgz, de Wzd, de Wvggz, de Jeugdwet en de Wmo 2015.
De regels zelf staan in onze uitleg van de Wkkgz en in het overzicht van het klachtrecht in de zorg, wet voor wet. Wat per soort zorg geldt, leest u op de sectorpagina zorg.
Juridische positie · KC-2026-00009
Mag Zorggroep Hessenwaard de termijn verlengen, nu het onderzoek naar de nachtdienst meer tijd kost? Het antwoord is ja, met ten hoogste vier weken.
De klager krijgt uiterlijk zes weken na het indienen van de klacht een schriftelijke, gemotiveerde mededeling (art. 17 lid 1 Wkkgz). Vraagt zorgvuldig onderzoek meer tijd, dan mag de zorgaanbieder verlengen, als de klager dat vóór het einde van de termijn schriftelijk te horen krijgt (art. 17 lid 2 Wkkgz). De dochter van de cliënt wil vooral weten waar ze aan toe is (gesprek · 14:10).
Zelf de klachten behandelen, of het secretariaat uitbesteden.
In beide gevallen werkt u met hetzelfde platform. U behandelt klachten met een eigen klachtenfunctionaris en secretariaat, of u laat het werk doen door een secretariaatsbureau, een koepel of uw brancheorganisatie.
Met uw eigen klachtenteam
De klachtbehandeling blijft in huis.
Voor zorgaanbieders met een eigen klachtenfunctionaris, een kwaliteitsafdeling en soms een eigen klachtencommissie. Iedereen werkt in hetzelfde beveiligde platform, en wie wat ziet, hangt af van de rol.
- KlachtenfunctionarisDe klachtenfunctionaris staat de klager bij en probeert te bemiddelen. Gesprekken en afspraken komen in het dossier. Lukt bemiddelen niet, dan zet de klachtenfunctionaris de klacht met één klik door naar de formele behandeling. Het beraad van de commissie en de interne stukken van de bestuurder krijgt de klachtenfunctionaris niet te zien.
- BestuurderDe bestuurder ziet per klacht hoeveel dagen er nog over zijn van de zes weken uit de Wkkgz. Na het onderzoek werkt de bestuurder het concept van de brief aan de klager bij en ondertekent die. Elke toezegging uit de brief wordt daarna een actie in het dossier, met een naam en een datum.
- Kwaliteit en secretariaatDe kwaliteitsmedewerker en het secretariaat registreren klachten en plannen gesprekken en zittingen. Overzichten maken zij per locatie of voor de hele organisatie. De klachtencommissie van de Wzd werkt ook in Adminio. Voor haar zaken gelden kortere termijnen, en ook die telt Adminio af.
Met een bureau of koepel
Een ervaren secretariaat doet het werk.
Voor zorgaanbieders die de klachtbehandeling uitbesteden, bijvoorbeeld via de regeling van hun brancheorganisatie. Een secretariaatsbureau of koepel voert dan in Adminio het secretariaat van de klachtencommissie of van de geschilleninstantie. Wij brengen u graag in contact met een partij die zo werkt.
- ZorgaanbiederOok zonder eigen commissie volgt de zorgaanbieder elke klacht in het dossier. Daar komt het advies van de commissie binnen, en daarna stuurt de zorgaanbieder de klager een schriftelijk oordeel.
- GeschilleninstantieGeschilleninstanties uit de hele zorg behandelen hun geschillen in Adminio, of die nu over een ziekenhuis, een huisarts, de ggz, de ouderenzorg of de jeugdzorg gaan. De leden bereiden de zitting in het dossier voor. Hun uitspraak is een bindend advies, en Adminio maakt er een versie zonder namen van voor publicatie.
- SecretariaatHet bureau of de koepel ontvangt klachten en geschillen en kijkt of ze ontvankelijk zijn. Het secretariaat plant ook de zittingen en stelt het jaarverslag op. Elke aangesloten zorgaanbieder heeft een eigen ingang, en de dossiers blijven strikt gescheiden.
Een klacht in de zorg, stap voor stap vergeleken.
Per stap ziet u hoe een klacht nu vaak loopt en wat Adminio u uit handen neemt.
Melding en registratie
Een klacht komt binnen bij een verzorgende, per mail bij de klachtenfunctionaris of per brief bij de bestuurder. Wat een cliënt mondeling zegt, schrijft vaak niemand op.
Een klacht via het formulier op uw website of per e-mail komt direct in het dossier. Een mondelinge klacht legt de medewerker in een paar velden vast. Vanaf dat moment loopt de termijn, en de klager krijgt een ontvangstbevestiging.
Geen standaardpakketten. Wij maken een offerte op maat.
Wij richten Adminio voor u in, en u kiest de startdatum.
Wij richten Adminio in volgens uw klachtenregeling en zetten de lopende klachten over. Daarna oefenen de klachtenfunctionaris en het secretariaat met ons op hun eigen zaken.
U start, wij blijven bereikbaar
Adminio gaat pas live als alles is gecontroleerd en u akkoord geeft. Vanaf dat moment loopt elke nieuwe klacht via Adminio.
Uw vaste contactpersoon blijft ook na de start bereikbaar. Op vragen reageren wij dezelfde dag.
U belt of mailt met een vaste contactpersoon die uw klachtenregeling en uw locaties kent. Er zit geen helpdesk of ticketsysteem tussen.
Wij zetten elke lopende klacht over met de dagen die al verstreken zijn, en controleren samen met u of alles klopt.
U kunt met één locatie of één commissie beginnen en de rest later aansluiten. De planning stemmen wij af op uw agenda.
Wij nemen binnen één werkdag contact op.
Vragen over Adminio in de zorg
Mist u een vraag, dan beantwoorden wij die graag in een kennismaking.
Voor zorgaanbieders die hun klachten zelf behandelen, zoals ziekenhuizen, ggz-instellingen, jeugdhulpaanbieders en organisaties in de gehandicaptenzorg, de ouderenzorg en de wijkverpleging. Klachtencommissies en geschilleninstanties werken er ook mee, net als secretariaatsbureaus en brancheorganisaties die dat werk voor zorgaanbieders doen.
Ja. Geschilleninstanties uit de hele zorg behandelen hun geschillen in Adminio. Dat kunnen geschillen zijn over ziekenhuizen en klinieken, huisartsen en andere eerstelijnszorg, ggz, gehandicaptenzorg, ouderenzorg en verpleeghuizen, wijkverpleging, jeugdzorg, mondzorg en paramedische zorg. Het secretariaat ontvangt het geschil en toetst het aan het reglement van de instantie. Daarna plant het de zitting. De commissie doet uitspraak in de vorm van een bindend advies en kan een schadevergoeding toekennen tot in ieder geval € 25.000. De Wkkgz schrijft voor dat de uitspraak binnen zes maanden volgt en dat de instantie haar uitspraken geanonimiseerd openbaar maakt. Adminio houdt die termijn bij en maakt de versie zonder namen. Het openbare jaarverslag stelt u op uit de registratie, en een afschrift daarvan gaat naar de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd.
Is de klager niet tevreden over de afhandeling door de zorgaanbieder, dan kan het geschil naar de erkende geschilleninstantie waarbij de zorgaanbieder is aangesloten. Dat kan ook meteen, als redelijkerwijs niet van de klager kan worden gevraagd eerst bij de zorgaanbieder te klagen. Adminio draagt het dossier in één keer over, met het voortraject en het oordeel van de zorgaanbieder. Werkt de geschilleninstantie zelf in Adminio, dan gaat de overdracht binnen het platform.
Ja. Bij de intake kiest u de route, en elke route heeft eigen termijnen en brieven. Onder de Wkkgz krijgt de klager binnen zes weken een schriftelijke, gemotiveerde reactie, en de zorgaanbieder mag die termijn met ten hoogste vier weken verlengen. Een klacht over onvrijwillige zorg gaat naar de klachtencommissie van de Wzd. Die beslist binnen twee weken, of binnen vier weken als de beslissing waarover geklaagd wordt geen werking meer heeft. De Wvggz en de Jeugdwet hebben eigen klachtencommissies, en ook die routes lopen in Adminio. Registreren en rapporteren doet u voor alle routes in hetzelfde systeem.
Nee. De toegang is per rol geregeld. De klachtenfunctionaris ziet wat nodig is om de klager kosteloos te adviseren en bij te staan, zoals de Wkkgz voorschrijft. Het beraad van de commissie en de interne stukken van de bestuurder blijven afgeschermd. Zo kan de klachtenfunctionaris onafhankelijk werken, ook als die bij de zorgaanbieder in dienst is.
Ja. Elke locatie of divisie kan een eigen ingang en een eigen klachtenformulier krijgen. De bestuurder ziet per locatie en voor de hele organisatie welke klachten openstaan en waar een termijn bijna verloopt.
Nee. De cliënt, een nabestaande of een vertegenwoordiger dient de klacht in via het formulier en volgt de voortgang met een persoonlijke, beveiligde link. Reageren en stukken sturen kan ook per e-mail.
Een klachtdossier in de zorg bevat bijna altijd gegevens over gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, waarvoor de AVG strengere regels stelt. Adminio slaat dossiers en back-ups op binnen de EU, en op verzoek blijft ook de verwerking door de taalmodellen volledig in de EU. Iedereen ziet alleen wat bij de eigen rol hoort. De bewaartermijn die u instelt, geldt voor alle opgeslagen stukken, en Adminio gebruikt uw gegevens niet om modellen te trainen. De verwerkersovereenkomst en de lijst met subverwerkers krijgt u op aanvraag.
Ja. Wij richten alles voor u in en zetten lopende klachten over met de dagen die al verstreken zijn. Voordat u start, controleren wij samen met u of alles klopt. Sommige zorgorganisaties werken binnen vijf werkdagen met Adminio. Met meerdere locaties of commissies duurt het vaak vijf weken, en de startdatum kiest u zelf.
De prijs hangt af van de omvang van uw organisatie, zodat u naar verhouding betaalt. Er zijn geen verborgen kosten en geen verplichte modules. Na een kennismaking krijgt u een offerte op maat.
Vertel ons over uw klachtenregeling
Vertel hoe klachten nu binnenkomen en wie ze behandelt. Dan laten wij zien hoe uw routes en termijnen er in Adminio uitzien. Het gesprek is vrijblijvend.