Klachten over ongewenste omgangsvormen
Bij dit onderwerp is de procedure zelf onderdeel van de schade of van het herstel. Wie een klacht indient over het gedrag van een collega of een leidinggevende, doet dat met een risico dat elders niet bestaat, en de aangeklaagde staat er ook niet zonder belang in.
Software lost dat niet op. Wat het wel kan is de vertrouwelijkheid technisch afdwingen in plaats van afspreken, en zorgen dat achteraf te volgen is dat het zorgvuldig is gegaan.
Waarom dit anders ligt dan elke andere klacht
- Klager en aangeklaagde zijn collega'sZij zien elkaar tijdens de procedure in de gang, in het teamoverleg en op de parkeerplaats. Dat maakt vertrouwelijkheid geen wens maar een voorwaarde, en het maakt elke lekkage van informatie een zelfstandig incident.
- De werkgever is partij en beoordelaar tegelijkWie betaalt, benoemt en beoordeelt, kan moeilijk de indruk wekken onafhankelijk te oordelen over het gedrag van een leidinggevende. Daarom kiezen werkgevers hier vrijwel altijd voor een externe voorzitter of een volledig externe commissie.
- Het dossier is later bewijsLoopt de zaak uit op een arbeidsrechtelijke maatregel of een ontbindingsverzoek, dan wordt het klachtdossier onderdeel van die procedure. Een reconstructie achteraf uit mailboxen is dan het zwakste denkbare uitgangspunt.
- De vertrouwenspersoon staat ergens andersDie staat naast de melder en oordeelt niet. Het onderscheid tussen opvang en beoordeling moet in de procedure zichtbaar zijn, ook in wie waar toegang toe heeft.
Wat het platform hierin doet
- De organisatie kan niet meekijkenHet interne beraad van de commissie is voor de werkgever, de klager en de aangeklaagde onzichtbaar. Dat is technisch afgedwongen per rol en niet afhankelijk van wie zich aan de afspraak houdt. In een gedeelde map of mailbox is dat niet te garanderen.
- Melden zonder account, met een keuze in de routeEen melder heeft geen account nodig en volgt de zaak via een persoonlijke link. Uw eigen regeling bepaalt welke routes er zijn, bijvoorbeeld een gesprek met de vertrouwenspersoon, een informele route of een formele klacht.
- Hoor en wederhoor met een leesbaar verslagDe gesprekken worden opgenomen wanneer beide partijen daarmee instemmen, en uitgewerkt tot een verslag dat doorzoekbaar is tot op het moment waar iets is gezegd. Dat voorkomt discussie achteraf over wat er precies is verklaard.
- Een advies dat de motivering draagtHet conceptadvies wordt uit het dossier voorbereid, zodat de commissie kan wegen en vaststellen in plaats van formuleren. Het oordeel blijft aantoonbaar bij de commissie en de totstandkoming is achteraf te volgen.
- Bewaartermijnen die worden uitgevoerdDossiers over ongewenst gedrag horen niet eindeloos te blijven staan. De termijn die u instelt wordt daadwerkelijk toegepast op de opgeslagen stukken.
Welke routes er zijn en wanneer een informele route overgaat in een formele klacht, bepaalt uw regeling. Het platform voert die uit in plaats van er een eigen werkwijze naast te zetten.
Begin bij de regeling
Heeft u nog geen klachtenregeling voor dit onderwerp, begin daar dan en niet bij een systeem. Leg vast welke routes er zijn, wie waarover oordeelt, welke termijnen gelden, wie de commissie benoemt en wat er met het dossier gebeurt na afloop. Pas als dat staat, is inrichten zinvol.
Wij ondersteunen bij de inrichting en niet bij het opstellen van uw beleid. Daarvoor zijn arbeidsjuristen en gespecialiseerde adviseurs de aangewezen partij, en wij verwijzen daar liever naar door dan dat wij doen alsof wij het zijn.
Vertrouwelijkheid als techniek
Bij dit onderwerp is een afspraak over vertrouwelijkheid niet genoeg, omdat één nieuwsgierige collega met toegang tot een gedeelde map de hele procedure onderuit haalt. Wat hier telt is wie er technisch bij kan.
Veelgestelde vragen
Een commissie als zodanig is niet in de wet voorgeschreven. Wat wel geldt is de verplichting uit de Arbeidsomstandighedenwet om beleid te voeren gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting, waaronder ongewenste omgangsvormen. In de praktijk vullen werkgevers dat in met een gedragscode, een vertrouwenspersoon en een klachtenregeling met een commissie. Wat er precies voor uw organisatie geldt, hangt af van uw cao en uw eigen regeling.
Niet verplicht, maar het is bij dit onderwerp de meest gekozen vorm en met reden. Klager en aangeklaagde zijn collega's, en de werkgever heeft een eigen belang bij de uitkomst. Een externe voorzitter, of een volledig externe commissie, maakt de onafhankelijkheid zichtbaar. Belangrijker dan de vraag intern of extern is of de waarborgen in de constructie zitten: wie benoemt, wie kan bij de dossiers en wie bewaakt de termijnen.
De vertrouwenspersoon staat naast de melder: opvangen, informeren over de routes, begeleiden en zoeken naar een oplossing. Die persoon oordeelt niet en is geen onderzoeker. De commissie staat juist tussen partijen in en velt een oordeel na hoor en wederhoor. Beide rollen naast elkaar is de gangbare inrichting, en het onderscheid moet ook in de toegang tot de dossiers zichtbaar zijn.
Dan wordt het klachtdossier vrijwel altijd onderdeel van die procedure. Een kantonrechter kijkt naar de zorgvuldigheid: is er hoor en wederhoor geweest, is de aangeklaagde in de gelegenheid gesteld te reageren, is er gemotiveerd geoordeeld en zijn de termijnen gerespecteerd. Een dossier waarin dat per stap is vastgelegd is dan van grote waarde. Een reconstructie uit mailboxen is dat niet.
Technisch kan een melding zonder naam binnenkomen, maar een formele klachtprocedure met hoor en wederhoor is met een volledig anonieme klager niet zorgvuldig te voeren, omdat de aangeklaagde zich dan niet kan verweren. In de praktijk werken organisaties daarom met een onderscheid: anoniem signaleren kan, formeel klagen niet. Hoe u dat inricht bepaalt uw eigen regeling en dat is een keuze die u vooraf hoort te maken.
Bij de regeling en niet bij de software. Leg eerst vast welke routes er zijn, wie waarover oordeelt, welke termijnen gelden en wie de commissie benoemt. Pas als dat staat, is het zinvol om het in te richten. Wij helpen bij de inrichting en niet bij het opstellen van uw beleid, en daarvoor zijn arbeidsjuristen en gespecialiseerde adviseurs de aangewezen partij.
De toegangstoets
Vertel ons waar de dossiers van uw klachtencommissie nu staan en wie er formeel en feitelijk bij kan. Wij zetten er schriftelijk naast waar de vertrouwelijkheid op een afspraak berust in plaats van op techniek. Dat is nuttig ongeacht wat u daarna besluit.
Deze pagina is algemene informatie en geen juridisch advies. Wat er voor uw organisatie geldt volgt uit de Arbeidsomstandighedenwet, uw cao en uw eigen regeling. Bij vermoedens van een strafbaar feit gelden aparte routes die niet door een klachtenprocedure worden vervangen.