Gebreken voortaan schriftelijk melden: zo maakt u uw meldproces aantoonbaar
Onder de Wet toekomstbestendige huurcommissie moeten huurders een gebrek eerst schriftelijk melden voordat zij naar de Huurcommissie kunnen. Wat er wanneer is gemeld, en wat daarmee is gedaan, wordt daarmee het scharnierpunt van elke gebrekenprocedure.
Wat er verandert
Nu kan een huurder een gebrek nog mondeling melden en later alsnog een zaak starten. Straks geldt: eerst schriftelijk melden bij de verhuurder, per brief, e-mail of zelfs een appbericht, en pas daarna staat de weg naar de Huurcommissie open. De gedachte erachter is simpel: zo valt vast te stellen wat er precies is gemeld en wanneer. Wat een gebrek is, verandert overigens niet: de gebrekenregeling (art. 7:204 e.v. BW) blijft zoals hij is.
Voor verhuurders klinkt dat als een verlichting, en dat is het deels ook: geen discussie meer over een telefoontje van anderhalf jaar geleden. Maar de medaille heeft een keerzijde. Elke schriftelijke melding is straks een potentieel bewijsstuk, met een datum eraan. Een melding die in een mailbox blijft hangen, is dan geen slordigheid meer maar een verloren zaak in wording.
Van melding tot aantoonbaar herstel
Het meldproces dat onder de nieuwe regels overeind blijft, bestaat uit vier stappen. Niet één ervan is ingewikkeld. De kunst is dat ze elke keer gebeuren, bij elke melding, langs elk kanaal.
E-mail, portaal, brief of een appje: onder de nieuwe regels telt de schriftelijke melding als startpunt van de procedure. Elke melding hoort dus direct in één registratie terecht te komen, met datum, kanaal en inhoud. Een telefonische melding legt u zelf schriftelijk vast en bevestigt u aan de huurder, zodat ook dat moment aantoonbaar is.
Bevestig de melding schriftelijk en benoem wat er gaat gebeuren en op welke termijn. Vanaf de schriftelijke melding telt elke week: blijft herstel uit, dan is diezelfde melding straks het bewijsstuk waarmee de huurder naar de Huurcommissie stapt. De ontvangstbevestiging is dus geen beleefdheid maar het eerste stuk van uw eigen dossier.
Leg vast wat er wanneer is gedaan: de opdracht aan de aannemer, de afspraak met de huurder, foto's vóór en na, en de datum waarop het gebrek is verholpen. Bij ernstige gebreken zoals vocht en schimmel telt de chronologie dubbel, want daar kijkt ook de politiek scherp naar.
Stapt de huurder toch naar de Huurcommissie, dan draait de zaak om de vraag wat er wanneer is gemeld en wat daarmee is gedaan. Een dossier waarin melding, bevestiging, herstelacties en afronding chronologisch en met stukken vastliggen, is dan vrijwel het hele verweer. De Huurcommissie mag de behandeling straks bovendien opschorten zolang informatie ontbreekt, dus volledigheid loont dubbel.
Tik op een stap voor de praktijk erachter. De rode draad: registreren op één plek, schriftelijk bevestigen en elke actie met datum vastleggen.
Waarom versnipperde kanalen het echte risico zijn
De meeste organisaties ontvangen meldingen via telefoon, e-mail, balie én portaal tegelijk. Zolang die stromen niet samenkomen in één registratie, bestaat er geen antwoord op de vraag die straks elke procedure opent: wanneer is dit gemeld? De Wet toekomstbestendige huurcommissie beloont organisaties die dat antwoord in seconden kunnen geven, en straft wie moet gaan zoeken: de Huurcommissie mag de behandeling immers opschorten zolang informatie ontbreekt, en een incompleet dossier werkt in het verweer altijd tegen u.
Veelgestelde vragen
Ja. Onder de Wet toekomstbestendige huurcommissie volstaat elke schriftelijke vorm: een brief, een e-mail of een appbericht. Alleen een mondelinge melding is niet meer voldoende als basis voor een procedure bij de Huurcommissie.
Een telefonische melding blijft een serieus signaal, maar de huurder moet het gebrek daarna alsnog schriftelijk melden voordat een procedure mogelijk is. Verstandige verhuurders leggen het gesprek zelf schriftelijk vast en bevestigen dat aan de huurder, zodat het moment van melden voor beide partijen vaststaat.
De Tweede Kamer nam de Wet toekomstbestendige huurcommissie op 21 april 2026 aan. De Eerste Kamer moet nog instemmen. Pas daarna wordt de inwerkingtredingsdatum vastgesteld. Het meldproces nu al inrichten op schriftelijkheid is dus geen verplichting, maar wel een voorsprong.
Nee. De gebrekenregeling zelf (art. 7:204 en verder BW) blijft ongewijzigd. Wat verandert is de route: het gebrek moet eerst schriftelijk bij de verhuurder zijn gemeld voordat de Huurcommissie in beeld komt.
LEX Klachten vangt meldingen langs elk kanaal in één geordend dossier, met directe bevestiging en termijnbewaking. Zo is de schriftelijke meldplicht geen risico maar een voorsprong.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Bronnen: Huurcommissie en Tweede Kamer (wetsvoorstel 36791). Laatst bijgewerkt: 11 juli 2026.