Voor secretariaten en commissiebureaus
Voert u het secretariaat voor een of meer klachten-, geschillen- of bezwaarcommissies? Dan bent u niet de partij die wij proberen te vervangen, maar de partij die wij willen bedienen.
Adminio levert de omgeving waarin u uw werk doet, onder uw eigen naam. De relatie met de commissie blijft van u, de dienstverlening blijft van u, en de administratie waar u nu de meeste uren aan kwijt bent verdwijnt grotendeels.
Waarom wij dit zo aanpakken
Wij zijn zelf uit het commissiewerk voortgekomen en weten hoe het secretariaat eruitziet: termijnen in een agenda, dossiers in mappen, correspondentie in een mailbox en elk jaar opnieuw een jaarverslag dat uit losse stukken moet worden gereconstrueerd. Dat werk kan aanzienlijk lichter, en het gereedschap daarvoor is wat wij bouwen.
Er zijn in Nederland een paar honderd commissies en een veel kleiner aantal bureaus dat er tientallen bedient. Die bureaus kennen de reglementen, de leden en de praktijk. Wij bouwen software. Dat zijn twee vakken die elkaar versterken. Wij richten ons op het platform en op de kennis die eronder ligt, u op de commissies en de mensen.
Wat u eraan hebt
- Meerdere commissies naast elkaar, strikt gescheidenElke commissie krijgt een eigen omgeving met eigen reglement, eigen sjablonen, eigen leden en eigen dossiers. U schakelt ertussen zonder uit te loggen, en er is geen enkele route waarlangs gegevens van de ene opdrachtgever bij de andere terechtkomen.
- Termijnbewaking per zaak in plaats van per agendaDe termijn hangt aan het dossier. Bij ziekte, vakantie of vertrek loopt de procedure door en neemt een collega het over met het volledige dossier voorhanden. Dat is ook het antwoord op de continuïteitsvraag die uw opdrachtgevers stellen.
- Correspondentie vanuit uw eigen sjablonenOntvangstbevestiging, uitnodiging, oproeping, verdagingsbrief en verzending van het advies komen uit de sjablonen die u nu al gebruikt. U schrijft niet vanaf nul en u typt niets over.
- Zittingen plannen zonder mailrondesDe beschikbaarheid van partijen, leden en voorzitter wordt samengebracht en de uitnodigingen gaan uit. Wat nu een middag telefoneren en heen en weer mailen kost, is een handeling van enkele minuten.
- De zitting automatisch uitgewerktDigitaal via een vergaderkoppeling die vanuit de agenda wordt aangemaakt, of op locatie. Opnemen kan in de browser of via de telefoon, en een opname achteraf uploaden kan ook. U krijgt een Nederlandse transcriptie met tijdstempels, een samenvatting en de standpunten per partij, doorzoekbaar tot op het exacte moment.
- Een conceptadvies dat u aanscherptOpgebouwd uit het dossier en de zitting, met de relevante wetsartikelen en vergelijkbare uitspraken erbij. De commissie weegt, past aan en stelt vast. Het oordeel blijft aantoonbaar bij de commissie.
- Jaarverslag per commissie uit de eigen dossiersKerncijfers, doorlooptijden, klachten per onderwerp en trends, per opdrachtgever afzonderlijk. Wat nu per commissie een project is, wordt een middag werk voor allemaal.
- Rooster van aftreden en de werving van ledenHet aangewezen voorbeeldreglement vraagt om een gepubliceerd rooster van aftreden en om onverenigbaarheidscriteria voor de leden. Het rooster staat in de omgeving en de openstaande posities zijn met een vacature op de publieke pagina te zetten, met de reacties in dezelfde omgeving.
- Declaraties en presentiegelden per lidBijgewoonde zittingen, vorm, aanwezigheid en bedrag per regel, met een verdeelsleutel over de deelnemers bij een gezamenlijke commissie, en export naar PDF en Excel.
Elke commissie krijgt een eigen publieke omgeving
Dit is het onderdeel dat bureaus meestal niet verwachten. Naast de werkomgeving voor u en de commissie hoort er per opdrachtgever een publiek deel bij, met een eigen adres en een eigen inhoud. Voor uw opdrachtgever is dat vaak het zichtbaarste bewijs dat de commissie professioneel is georganiseerd.
- Een eigen publieke pagina per commissieMet een eigen adres, en met de teksten die u zelf beheert: de introductie, de missie, de uitleg van de procedure in stappen met de doorlooptijd per stap, de samenstelling van bestuur en commissie, de kerngetallen en de contactgegevens. Geen los bouwtraject en geen webbureau.
- Een klachtformulier op de site van de opdrachtgever zelfHet formulier is als widget in te bouwen op de eigen website van de organisatie, met de juiste organisatie al voorgeselecteerd. De melding komt direct in de behandelomgeving terecht, en de melder blijft op de site waar hij al was.
- Gepubliceerde uitspraken, geanonimiseerdAfgeronde zaken zijn met een geanonimiseerde versie te publiceren op de publieke pagina. Voor de commissie is dat verantwoording, voor toekomstige klagers is het een beeld van wat zij kunnen verwachten, en voor uzelf is het een groeiend archief van de eigen lijn.
- Een vacaturepagina voor de werving van ledenOpenstaande posities voor voorzitter of commissielid staan op de publieke pagina en de reacties komen binnen in dezelfde omgeving. De werving van leden is bij vrijwel elke commissie een terugkerend probleem, en dit haalt er een stuk handwerk uit.
- Veelgestelde vragen en verwijzingenEen eigen vragenpagina en een pagina met verwijzingen naar de Huurcommissie, het gemeentelijk meldpunt en andere instanties. Dat scheelt telefoontjes en het voorkomt klachten die bij de verkeerde instantie binnenkomen.
Wat uw commissieleden ervan merken
Dit is het deel waar uw opdrachtgevers u op gaan beoordelen. Een commissielid dat een dag voor de zitting een map met veertig stukken krijgt, leest die niet helemaal. Een commissielid dat een samengevat dossier krijgt met de standpunten per partij, de feitentijdlijn en de eerdere adviezen van dezelfde commissie erbij, komt voorbereid binnen.
Structurele geluidsoverlast sinds drie jaar, meermaals gemeld bij de corporatie, de gemeente en de politie. Bemiddeling heeft niet geleid tot een oplossing en de corporatie heeft besloten geen nieuwe meldingen meer in behandeling te nemen.
Erkent wederzijdse beschuldigingen, wijst op huisbezoeken met de wijkagent en op mediation, en stelt dat de situatie zonder medewerking van beide partijen niet oplosbaar is.
Voor uw bureau is dit het verschil tussen een dienst die administratie afhandelt en een dienst die de commissie inhoudelijk beter laat werken. Dat laatste is aanzienlijk lastiger te vervangen.
Onder uw eigen naam
De omgeving draait op uw eigen domein, in uw huisstijl, met uw logo en met correspondentie die van u afkomstig is. Uw opdrachtgevers zien uw naam. In softwaretermen heet dat whitelabel. Wat het praktisch betekent is dat er tussen u en de commissie geen derde partij zichtbaar wordt.
Wilt u juist wel vermelden op welk platform u werkt, bijvoorbeeld omdat het bij een aanbesteding helpt om te laten zien dat de techniek, de beveiliging en de continuïteit geregeld zijn, dan leveren wij daarvoor de onderbouwing aan. Ook dat is uw keuze en niet de onze.
Wat dit met uw verdienmodel doet
Dit hoort op deze pagina te staan, want u denkt het toch en een leverancier die eromheen praat is minder geloofwaardig dan een leverancier die het benoemt.
Het aantal secretariaatsuren per zaak daalt merkbaar. Factureert u per uur, dan is dat op korte termijn een omzetdaling. Er staan drie dingen tegenover, en welke daarvan voor u opgaat verschilt per bureau. U kunt met dezelfde mensen meer commissies bedienen. U kunt aanbestedingen aan waar u nu op capaciteit of op continuïteitseisen afhaakt. En u kunt overstappen op een tarief per zaak in plaats van per uur, wat voor opdrachtgevers aantrekkelijker is omdat een druk jaar dan niet automatisch een duur jaar wordt.
Scheiding van gegevens en de verwerkersrol
Uw opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke, u bent verwerker en wij zijn subverwerker. Wij sluiten met u een verwerkersovereenkomst die u onder uw eigen overeenkomsten kunt hangen, en wij leveren de documentatie over subverwerkers, opslaglocaties en certificeringen aan, zodat u die bij een uitvraag van een opdrachtgever direct kunt doorgeven.
Hoe een samenwerking eruitziet
- KennismakingU vertelt hoeveel commissies u bedient, hoe u nu werkt en waar de uren zitten. Wij laten de omgeving zien met een reglement dat op het uwe lijkt.
- Een commissie als proefWij richten één commissie in op haar eigen reglement en sjablonen. Meestal staat die binnen vijf werkdagen. U draait er een paar zaken op voordat er iets anders verandert.
- Uitbreiden in uw tempoWerkt het, dan komen de overige commissies erbij wanneer het u uitkomt. Geen exclusiviteit, geen minimumafname en geen verplichting om alles in één keer over te zetten.
- Wat u aanlevertPer commissie het reglement, de briefsjablonen en de rollen. Meer is er niet nodig om te starten.
Veelgestelde vragen
Nee. Wij leggen in de samenwerkingsovereenkomst vast dat wij de commissies en organisaties die via u zijn aangesloten niet zelfstandig benaderen voor onze eigen dienstverlening, voor de duur van de samenwerking en een periode daarna. Wij begrijpen dat dit de vraag is waarop het staat of valt, en wij vinden dat die op papier hoort en niet in een geruststelling.
Dat bepaalt u zelf. De omgeving draait onder uw eigen domein, in uw huisstijl, met uw logo en met correspondentie die van u afkomstig is. In softwaretermen heet dat whitelabel. Veel bureaus vermelden bewust wel op welk platform zij werken, omdat het bij een aanbesteding helpt om te laten zien dat de techniek, de beveiliging en de continuïteit geregeld zijn. Wij leveren daarvoor de onderbouwing aan.
Op de korte termijn kan dat kloppen en wij gaan daar niet omheen praten. Het aantal secretariaatsuren per zaak daalt merkbaar. Wat er tegenover staat is dat u met dezelfde mensen meer commissies kunt bedienen, dat u aanbestedingen wint waar u nu op capaciteit afhaakt, en dat u kunt overstappen op een tarief per zaak in plaats van per uur. Dat laatste is voor opdrachtgevers bovendien aantrekkelijker, omdat een druk jaar dan niet automatisch een duur jaar is. Welke van die drie routes bij u past, is precies het gesprek dat wij willen voeren.
Ja, en dat is het uitgangspunt. Elke commissie is een eigen afgeschermde omgeving met een eigen reglement, eigen sjablonen, eigen leden en eigen dossiers. U werkt erin vanuit één account, met een overzicht over alle commissies tegelijk voor de termijnen die aandacht vragen.
Uw opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke, u bent verwerker en wij zijn subverwerker. Wij sluiten met u een verwerkersovereenkomst die u aan uw eigen overeenkomsten kunt hangen. De gegevens staan binnen de Europese Unie, de toegang is per rol geregeld en er wordt niet op uw gegevens getraind. Op verzoek leveren wij de onderliggende documentatie over subverwerkers en certificeringen aan, zodat u die bij een uitvraag direct kunt doorgeven.
In overleg, en de vorm hangt af van uw model. De gangbare varianten zijn een vast bedrag per aangesloten commissie per jaar, of een bedrag naar de omvang van de aangesloten organisaties. Wij rekenen niet per gebruiker af, want dan wordt u afgerekend op het aantal commissieleden en dat is voor u onvoorspelbaar.
Ja. Elke aangesloten organisatie heeft een eigen publiek adres met een eigen klachtformulier, en u beheert de teksten daarvan zelf: de introductie, de uitleg van de procedure per stap met de doorlooptijd, de samenstelling van bestuur en commissie, de kerngetallen, de veelgestelde vragen, de verwijzingen naar andere instanties en de vacatures. Wilt u het formulier liever op de eigen website van de organisatie hebben staan, dan is het als widget in te bouwen met de juiste organisatie al voorgeselecteerd.
Wij zijn primair softwareleverancier. Komt er een commissie bij ons die nog geen secretariaat heeft, dan brengen wij die in contact met een van de bureaus die op Adminio werken. Alleen wanneer er geen passende partij beschikbaar is, voeren wij het tijdelijk zelf. Wij zien de bureaus die dit werk doen als het kanaal en niet als de concurrentie, en die doorverwijzing is precies de reden dat wij dat kunnen volhouden.
Begin met één commissie
Kies de commissie waar u de meeste uren aan kwijt bent. Wij richten die in op haar eigen reglement en sjablonen, u draait er een paar zaken op, en daarna beslist u. Geen minimumafname, geen exclusiviteit en geen verplichting om de rest over te zetten.