De jaarvergadering van uw huurdersvereniging, van oproeping tot notulen

Eerst: twee vergaderingen in één

Als huurdersvereniging hebt u met twee wetten te maken. Vaak houdt u daarvoor één vergadering.

Een informatieavond over een plan van de corporatie is iets anders, zie de pagina over de bewonersavond.

Wat er op de agenda staat

Vaak staan deze punten op de agenda, in deze volgorde. Bij het label besluit stemmen de leden.

1. Opening en vaststellen van de agendaOver een punt dat niet in de oproeping stond, mag de vergadering volgens veel statuten geen besluit nemen.
2. Notulen van de vorige jaarvergaderingbesluitVaak stelt de vergadering ze hier vast. Kijk in uw statuten wie dat doet.
3. Jaarverslag van het bestuurWat het bestuur het afgelopen jaar deed, en waarom.
4. Financieel verslag en verslag van de kascommissieDe penningmeester licht de cijfers toe, de kascommissie zegt wat zij vond.
5. Goedkeuring van de balans en de staat van baten en lastenbesluitIn de wet heet de jaarrekening van een vereniging zo.
6. Decharge van het bestuurbesluitEen apart besluit, los van de goedkeuring.
7. Benoeming van de kascommissie voor het nieuwe jaarbesluitMinstens twee leden die niet in het bestuur zitten, en liefst een reservelid.
8. BestuursverkiezingbesluitWie aftreedt, wie herkiesbaar is en wie nieuw is.
9. Werkplan en begroting voor het nieuwe jaarbesluitDe Overlegwet vraagt dat u de plannen bespreekt en vaststelt.
10. Rondvraag en sluitingVoor vragen, niet voor besluiten.

Wilt u de statuten wijzigen of de contributie vaststellen, dan komt dat er als apart besluit bij. De invulhulp verderop zet de punten die u kiest in de goede volgorde.

Het jaarverslag: wat erin hoort

De wet vraagt een verslag van het bestuur over de gang van zaken en het gevoerde beleid. Een jaarverslag dat leden graag lezen, gaat over deze onderwerpen:

• Het bestuur: wie erin zat, wie afscheid nam en wie erbij kwam, en hoe vaak u vergaderde.
• Het overleg met de corporatie: de onderwerpen, de adviezen die u gaf en wat de corporatie ermee deed.
• Het contact met de huurders: bijeenkomsten, nieuwsbrieven, de vragen die binnenkwamen en wat huurders in peilingen zeiden.
• De bewonerscommissies: welke er zijn, en wat er in de complexen speelde.
• Het geld in het kort, met een verwijzing naar de financiële stukken.
• Wat u volgend jaar wilt doen. Die plannen bespreekt de vergadering, en zij stelt ze vast.

Een paar pagina's met cijfers en voorbeelden leest een lid eerder dan een dik rapport. Leg de stukken zo vroeg mogelijk ter inzage, het liefst tegelijk met de oproeping.

De jaarvergadering in acht stappen

1. Kies de datum en pak de statuten erbij

   Kies een datum die past bij de termijnen bovenaan. In de statuten, en soms in het huishoudelijk reglement, staat de rest: hoe en hoe ver van tevoren u de leden oproept, welke bestuursleden dit jaar aftreden, hoe kandidaten zich melden, welke meerderheid een besluit nodig heeft, of een lid een ander mag machtigen, en wie de notulen vaststelt.

   Valkuil: Werken met een oude versie van de statuten. Heeft uw vereniging statuten bij de notaris, dan ligt de laatste versie bij de KVK.

2. Maak de stukken, en laat de kas nakijken

   Het bestuur schrijft samen het jaarverslag. De balans en de staat van baten en lasten, met een toelichting, maakt vaak de penningmeester. Alle bestuurders ondertekenen die. Ontbreekt een handtekening, dan staat erbij waarom. Maak ook het werkplan en de begroting voor volgend jaar. Is er geen verklaring van een accountant, dan kijkt de kascommissie de cijfers na. Hoe dat gaat, leest u op de pagina over de kascontrole, samen met wat decharge betekent.

   Valkuil: Cijfers die na de oproeping nog veranderen. Geef de leden de versie waarover zij besluiten, en verander die daarna niet zonder het op de vergadering te zeggen.

3. Zoek op tijd kandidaten

   Kijk wie er volgens het rooster van aftreden stopt of herkiesbaar is, en vraag vroeg wie het bestuur wil versterken. De ledenvergadering kiest de bestuursleden, uit de leden, tenzij de statuten het anders regelen. Zoek ook twee leden voor de kascommissie van volgend jaar.

   Valkuil: Pas op de avond vragen of iemand wil. Wie het vooraf weet, kan zich in de stukken voorstellen.

4. Roep de leden op

   Stuur de oproeping zoals de statuten dat zeggen, en op tijd. Zet erin: de datum, de tijd, de plek, de agenda, waar de stukken liggen, en hoe een lid een ander machtigt, tenzij uw statuten dat uitsluiten. Wilt u de statuten wijzigen, dan moet dat in de oproeping staan, en gelden de termijnen bovenaan. Nodig ook de huurders uit die geen lid zijn, bijvoorbeeld met een brief in de bus.

   Valkuil: Een oproeping die te laat komt. De besluiten van die vergadering zijn dan aanvechtbaar bij de rechter (artikel 15 van Boek 2). Twijfelt u, kies dan een latere datum.

5. Bereid de avond voor

   Leg een presentielijst klaar, met een kolom voor wie lid is en voor wie een volmacht meebrengt. Spreek af wie de vergadering leidt en wie notuleert. Zeggen de statuten niets, dan zijn de voorzitter en de secretaris van het bestuur ook voorzitter en secretaris van de vergadering (artikel 38 van Boek 2). Stemt u over personen, maak dan stembriefjes, want vaak gaat een verkiezing volgens de statuten schriftelijk.

   Valkuil: Huurders die geen lid zijn, stemmen per ongeluk mee. Geef leden bij binnenkomst een stemkaart, of zet ze apart op de presentielijst.

6. Leid de vergadering, en laat de leden besluiten

   Lees bij elk besluit het voorstel voor, laat stemmen en noem de uitslag hardop. De uitslag die de voorzitter noemt, geldt. Betwist iemand dat meteen, dan wordt er opnieuw gestemd als de meerderheid dat wil, of als één stemgerechtigde dat vraagt bij een stemming met handopsteken (artikel 13 van Boek 2). Welke meerderheid nodig is, staat in de statuten. Zijn er meer kandidaten dan plaatsen, stem dan per kandidaat en noteer per naam het aantal stemmen. Hoe het gaat bij een gelijke stand, staat vaak in de statuten. Behandel de goedkeuring van de cijfers en de decharge als twee aparte besluiten.

   Valkuil: Vragen of iedereen akkoord is, zonder te tellen. Noem het aantal stemmen voor, tegen en blanco, dan staat het besluit vast.

7. Schrijf de notulen

   Notulen zijn geen verslag van elk woord. Leg vast wie er waren, met de volmachten, wat er per punt is besloten, in de woorden van het voorstel en met de uitslag, en welke toezeggingen er zijn gedaan, met naam en datum. Laat een ander uit het bestuur het concept nalezen. Kijk in de statuten wie de notulen vaststelt. Vaak is dat de volgende jaarvergadering, en tekenen de voorzitter en de secretaris ze daarna.

   Valkuil: Een lange weergave van de discussie, terwijl het besluit er niet letterlijk in staat. Juist dat besluit hebt u later nodig.

8. Rond af, en vertel het de huurders

   Is er een nieuw bestuurslid gekozen of is er iemand gestopt, geef dat dan binnen een week door aan de KVK (Handelsregisterwet, artikel 20). Heeft uw vereniging statuten bij de notaris, dan gaat een wijziging pas in als de notaris er een akte van heeft gemaakt. Vertel ook de huurders die er niet waren wat er is besloten, bijvoorbeeld in uw nieuwsbrief.

Uw oproeping, agenda en notulen

Vul hieronder uw vereniging, de datum en de punten in. U krijgt een oproeping met een strook voor een volmacht, een agenda, een presentielijst en notulen waarin de besluiten al zijn uitgeschreven. Alles kunt u printen, of kopiëren naar uw eigen document.

Zo bereidt u de jaarvergadering voor in LEX Participatie

LEX Participatie is software voor huurdersorganisaties en hun bewonerscommissies. Voor de jaarvergadering staan er de cijfers van de kas en de gegevens voor het jaarverslag klaar, en u maakt er samen de notulen. In de schermen hieronder bereidt KernWonen Huurderskoepel de jaarvergadering van 16 april 2026 over 2025 voor.

1

U legt de cijfers vast

Houdt de penningmeester de kas in LEX Participatie bij, dan staan op het tabblad Jaaroverzicht de cijfers al klaar. Onder Delen kiest de penningmeester Cijfers vastleggen als versie. De cijfers staan dan vast onder een kenmerk met het boekjaar en een volgnummer. Wie de cijfers daarna via een leeslink opent, bijvoorbeeld de kascommissie, ziet de stand van dat moment met het kenmerk erbij. Zo weet iedereen over welke versie de vergadering besluit. Is het boekjaar afgesloten, dan kiest u Vastleggen als definitieve versie.

Jaaroverzicht · Delen

2

Het jaarverslag begint met de cijfers van uw jaar

Op het Overzicht kiest het bestuur Download en dan Participatieverslag maken. U kiest de periode, hier 1 januari tot en met 31 december 2025, en de onderdelen, zoals het bereik onder de huurders, de raadplegingen en de signalen van bewoners. Namen van vrijwilligers kunt u laten vervangen door hun functie. Met Maak schermvoorbeeld ziet u het verslag eerst. Met Definitief maken en opslaan maakt LEX Participatie een pdf en een Word-versie, en bewaart beide in LexPoint, de bestandsruimte van uw organisatie.

Het verslag is bedoeld voor de corporatie, maar de Word-versie is ook een goed begin voor uw eigen jaarverslag: de cijfers staan erin, uw verhaal schrijft u erbij.

Overzicht · Participatieverslag maken

3

De vergadering en de stukken staan bij elkaar

In Communicatie, onder Vergaderingen, plant het bestuur de jaarvergadering met Vergadering plannen: de datum, de plek en de agenda. Onder Stukken zet u het jaarverslag en de cijfers, en die deelt u met een persoonlijke link of als bijlage. De oproeping aan de leden verstuurt u zoals uw statuten het voorschrijven.

Communicatie · Vergaderingen

4

Samen de notulen maken

Op het tabblad Notulen kiest iemand uit het bestuur, vaak de secretaris, Transcriptie importeren, plakt daar de aantekeningen van de avond en kiest Opslaan en conceptnotulen maken. Heeft het bestuur de vergadering opgenomen, met toestemming van de aanwezigen, dan gebruikt u de opname. Van beide maakt LEX Participatie conceptnotulen. Met Samen notulen bewerken lezen de andere bestuursleden mee, zetten zij opmerkingen in de tekst en vullen zij aan. Elke versie blijft bewaard. Is alles nagelopen, dan kiest u Markeren als gecontroleerd, daarna Publiceren in LexPoint, en een werkruimte.

Vergaderingen · Notulen

Veelgestelde vragen

Deze pagina is algemene informatie. Kijk voor uw eigen vereniging ook in de statuten en het huishoudelijk reglement. De schermen komen uit een demo-omgeving. Bronnen: Wet op het overleg huurders verhuurder, artikel 1, Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 13, 15, 27, 37, 38, 41, 42, 43 en 48, ook in de tekst die geldt vanaf 1 januari 2027, Handelsregisterwet 2007, artikel 20 en Handelsregisterbesluit 2008, artikel 28. Bijgewerkt: 25 september 2026.