Een bewonersavond organiseren, van uitnodiging tot verslag
Met een bewonersavond of bewonersbijeenkomst doet u waardevol werk voor het hele complex: uw buren horen wat er speelt en kunnen meepraten. Nodig iedereen ruim van tevoren uit met een briefje in elke brievenbus en een poster bij de ingang, en vraag bewoners hun vragen vooraf in te leveren. Dan ligt er op de avond een antwoord klaar, ook voor wie niet kan komen.
Legt de corporatie u een plan voor, zoals groot onderhoud of een renovatie, plan de avond dan binnen de tijd die u hebt voor uw advies. Dat is minstens zes weken (Overlegwet, artikel 5). Wilt u meteen aan de slag? Ga dan direct naar de voorbeelduitnodiging. U vult uw eigen avond in en krijgt er een uitnodiging, een agenda en een verslag bij.
- 6 wekenminstens zo lang geeft de corporatie u voor overleg en advies over een plan
- 14 dagenna uw schriftelijke advies: zo lang heeft de corporatie om uit te leggen waarom zij het niet of niet helemaal volgt
- 70%van alle huurders: stemmen zij in, dan geldt een renovatievoorstel in beginsel als redelijk. Niet 70% van de zaal.
- Minstens 1 keer per jaarhoudt u als bewonerscommissie een vergadering voor alle huurders
Eerst: wat voor avond wordt het?
U kunt twee soorten bewonersavonden houden, en elke soort vraagt een eigen voorbereiding.
Over onderhoud, een renovatie of de servicekosten. De corporatie vertelt, bewoners stellen vragen. U zorgt dat de vragen van tevoren binnen zijn, dat de stukken vooraf te lezen zijn en dat de antwoorden in het verslag komen.
De jaarvergadering, of een avond om uw mening te vormen voordat u de corporatie advies geeft. De corporatie is er niet bij, of alleen voor een deel van de avond. Dan praten bewoners vaak vrijer.
U kunt de twee ook combineren. De corporatie vertelt in het eerste deel en beantwoordt de vragen. Na de pauze neemt u een half uur zonder de corporatie, om te horen wat bewoners ervan vinden. Dat helpt u bij uw advies.
Is het vooral gezellig, zoals een koffieochtend of een feest in de binnentuin? Kijk dan op onze pagina Een buurtfeest organiseren.
Het stappenplan
Dit is de volgorde die u kunt aanhouden. Hoe lang het duurt, hangt vooral af van de afspraken met de corporatie.
- Stap 1Spreek het af met de corporatieWie komt er vertellen, hoe lang, en welke stukken krijgen bewoners vooraf? Spreek af dat de commissie de avond leidt en dat de corporatie op de avond antwoord geeft op de vragen die vooraf binnenkwamen. Vraag ook om een zaal en koffie.Weet u dat er een plan aankomt, spreek de avond dan af voordat de brief komt, en vraag de corporatie in die brief een langere termijn dan zes weken te noemen. Anders gaat een deel van uw adviestijd al op aan het regelen van de avond.
- Stap 2Kies de plek en verdeel de rollenEen zaal in het complex of vlak ernaast, zonder trappen, met genoeg stoelen. Voor bewoners die werken, is een doordeweekse avond vaak het handigst, voor oudere bewoners soms een middag. Spreek af wie de avond leidt, wie het verslag schrijft en wie bij de deur de huisnummers noteert. Dan weet u na afloop uit hoeveel woningen er bewoners waren, en dat kunt u in uw advies noemen.
- Stap 3Nodig iedereen uitEen briefje in elke brievenbus en een poster bij de ingang en in de lift. Zet er een strookje onder voor vragen vooraf. Een groepsapp is handig erbij, maar bereikt vaak niet iedereen, bijvoorbeeld oudere bewoners en nieuwe buren. Lezen sommige bewoners niet makkelijk Nederlands, vraag dan een buur die hun taal spreekt om de uitnodiging uit te leggen.
- Stap 4Bundel de vragen en geef ze doorZet de vragen op een rij, haal dubbele eruit en maak groepjes: de planning, de overlast, de kosten. Stuur de lijst naar de corporatie, zonder namen.
- Stap 5Stuur een herinneringDoe een paar dagen voor de avond een kort briefje in de bus of zet een bericht in de groepsapp, met de agenda erbij.
- Stap 6Leid de avond, en schrijf meeBegin op tijd. Behandel eerst de vragen die vooraf binnenkwamen, dan de vragen uit de zaal. Geef het woord aan wie dat wil, niet alleen aan wie het hardst praat. Schrijf elke toezegging op met wie het doet en wanneer, en lees die aan het eind hardop voor.
- Stap 7Een verslag voor iedereenEén of twee kantjes, met de antwoorden op de vragen en de afspraken, in elke bus. Zo weet ook wie er niet was, dat zijn vraag gehoord is.
- Stap 8Advies en terugkoppelingGaat het om een plan van de corporatie, schrijf dan uw advies en gebruik wat bewoners zeiden. Laat bewoners later weten wat de corporatie ermee deed.
- De brief van de corporatie komt eerst, en de avond valt te laat voor een goed advies.
- De corporatie leidt de avond, en het wordt een presentatie zonder ruimte voor vragen.
- De stukken komen pas op de avond, zodat niemand ze heeft kunnen lezen.
- Alleen de mondigste bewoners komen aan het woord. Vragen vooraf op papier geven ook stille buren een stem.
- Toezeggingen worden niet opgeschreven, en een tijd later weet niemand meer wie wat zou doen.
- Wie niet kon komen, hoort er daarna niets meer over.
Uw uitnodiging, agenda en verslag
Kies het onderwerp en de datum van uw avond. U krijgt dan een uitnodiging, een agenda met tijden en een verslag voor uw eigen avond, en u ziet wanneer u wat doet. Alles kunt u printen of kopiëren.
Kies een datum, dan ziet u wanneer de uitnodiging, de vragen, de herinnering en het verslag aan de beurt zijn.
Bij dit onderwerp: Vraag de corporatie vooraf wat er gebeurt, wanneer, en wat bewoners thuis merken: moeten ze thuis zijn, is er lawaai, blijven de lift en de galerij bruikbaar? Zij moet u daarover op verzoek informeren (Overlegwet, artikel 3). Vraag de planning op papier, dan kunnen bewoners hem vooraf lezen.
Bewonersavond over het onderhoud van ons complex
Dinsdag, van 19.30 tot 21.00 uur, in de ontmoetingsruimte op de begane grond
Beste buren,
Volgend jaar wordt er in ons complex gewerkt. De projectleider van de corporatie vertelt wat er gepland staat, wanneer het gebeurt en wat u er thuis van merkt. Daarna is er ruim tijd voor uw vragen.
De koffie staat vanaf 19.15 uur klaar. Iedereen die in ons complex woont, is welkom.
Hebt u een vraag die zeker aan bod moet komen? Schrijf hem op het strookje hieronder en doe het strookje uiterlijk een week voor de avond in de bus bij huisnummer 12. Dan geven we de vragen van tevoren door aan de corporatie, zodat er op de avond een antwoord ligt. Kunt u niet komen? Lever uw vraag dan toch in. Het antwoord leest u in het verslag dat na afloop bij iedereen in de bus komt.
Graag tot dan,
De bewonerscommissie
Mijn vraag voor de avond: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Huisnummer, als u antwoord wilt: ............................................................................................................................................................................................................................Ik kom: ja / nee
Werkt u met LEX Participatie, dan plakt u er een strook met een QR-code bij. Daarmee melden bewoners zich met hun telefoon aan of stellen ze hun vraag. Verderop ziet u hoe dat werkt.
Agenda
Bewonersavond over het onderhoud van ons complex
19.30 tot 21.00 uur, in de ontmoetingsruimte op de begane grond
- 19.15Inloop met koffie
- 19.301.Opening en welkom
- 19.352.Mededelingen van de bewonerscommissie
- 19.403.Het onderhoud: wat, wanneer en wat u ervan merkt, door de projectleider van de corporatie
- 20.054.De vragen die vooraf zijn ingeleverd
- 20.255.Vragen uit de zaal
- 20.456.Hoe nu verder: wat de commissie met uw reacties doet
- 20.557.Rondvraag en sluiting
- 21.00Einde
Verslag: Bewonersavond over het onderhoud van ons complex
19.30 tot 21.00 uur, in de ontmoetingsruimte op de begane grond
Aanwezig: ........ bewoners, uit ........ woningen. Namens de corporatie: ................ Namens de commissie: ................
1. Opening en welkom
2. Mededelingen van de bewonerscommissie
3. Het onderhoud: wat, wanneer en wat u ervan merkt, door de projectleider van de corporatie
4. De vragen die vooraf zijn ingeleverd
5. Vragen uit de zaal
6. Hoe nu verder: wat de commissie met uw reacties doet
7. Rondvraag en sluiting
Vragen en antwoorden
| Vraag | Antwoord | Wie zoekt het uit, en wanneer |
|---|---|---|
Afspraken
| Wat | Wie | Wanneer |
|---|---|---|
Houd het kort, zet bij elke afspraak een naam en een datum, en zorg dat het verslag snel na de avond bij iedereen is.
Wat de wet u als bewonerscommissie geeft
De Overlegwet regelt wat de corporatie met de bewonerscommissie deelt en bespreekt. Voor een bewonersavond telt vooral dit.
- Minstens één keer per jaar een vergadering voor alle huurders. Daarin vertelt de commissie wat ze het afgelopen jaar deed, en stelt ze haar plannen voor het nieuwe jaar vast (artikel 1). Staan die onderdelen op de agenda, dan telt uw bewonersavond als die jaarvergadering.
- De corporatie moet u uit zichzelf over haar plannen vertellen. Wil zij iets veranderen aan onderhoud, renovatie, servicekosten of huurbeleid, dan laat zij u dat schriftelijk weten, met de redenen en de gevolgen voor de huurders (artikel 3 en 4).
- Daarna hebt u minstens zes weken voor overleg en advies. De corporatie noemt zelf de termijn, en u mag om langer vragen. Volgt zij uw schriftelijke advies niet of niet helemaal, dan moet zij binnen veertien dagen schriftelijk uitleggen waarom (artikel 5).
- De corporatie moet zorgen dat u uw werk kunt doen. Zo staat het in artikel 2a. Een bewonerscommissie heeft geen wettelijk recht op een vergoeding. Vaak betaalt de huurdersorganisatie of de corporatie wel de zaal en de koffie. Hoe u daarnaar vraagt, leest u onderaan bij de veelgestelde vragen.
Meer leest u in Bewonerscommissie of huurdersorganisatie en Adviesaanvraag Overlegwet.
Bij een renovatie van tien of meer woningen die bouwkundig één geheel zijn, geldt het schriftelijke voorstel van de corporatie in beginsel als redelijk als 70 procent of meer van alle huurders van die woningen ermee instemt, ook van wie niet op de avond was (BW 7:220). Iedere huurder beslist zelf. Een stemming op de bewonersavond laat dus alleen zien hoe de zaal erover denkt. Zeg dat er op de avond ook bij.
Zo doet een bewonerscommissie dit in LEX Participatie
LEX Participatie is software voor huurdersorganisaties en hun bewoners- en activiteitencommissies. De schermen hieronder volgen de bewonersavond over het onderhoudsplan 2027 van de bewonerscommissie van Tuinwijk Noord.
Het meeste werk zit in de afspraken met de corporatie. De avond klaarzetten in LEX Participatie kost een paar minuten. Daarna houdt LEX Participatie de aanmeldingen bij en zet het alle vragen van bewoners voor u bij elkaar. Twee dagen voor de avond krijgt iedereen die zich met een e-mailadres heeft aangemeld vanzelf een herinnering.
U zet de avond op het prikbord
Op het Prikbord kiest u Een evenement. U vult de naam in, wanneer de avond begint en eindigt, de plek en wat bewoners kunnen verwachten, en u ondertekent namens de bewonerscommissie. Met Publiceer op kiest u het moment waarop bewoners hem zien, bijvoorbeeld de dag dat de briefjes in de bus gaan. Bij elke avond hoort een Draaiboek, waarin u vastlegt wie de avond leidt, wie het verslag schrijft en wie bij de deur de huisnummers noteert.
Bij de uitnodiging komt een QR-code
Bij QR en drukwerk kiest u Uw bewonerspagina en het formaat Briefstrook: een vel A4 met drie QR-stroken, om uit te knippen en op uw uitnodiging te plakken of eraan vast te nieten. Wie de code scant, komt op de bewonerspagina van het gebouw, zonder app of account. Daar meldt hij zich aan voor de avond of stelt hij zijn vraag. Wie geen smartphone heeft, gebruikt het papieren strookje.
Bewoners zien de avond op hun telefoon
Tik op het scherm om het groter te bekijken.
Uw gebouw heeft een eigen bewonerspagina. Uw buren komen er via de QR-code op de strook bij de uitnodiging, of op een poster in de hal. Ze zien de avond op die pagina, tikken op Ik kom ook en melden zich aan met alleen hun naam. Daarna kunnen ze de avond met een tik in hun eigen agenda zetten. Bovenaan staat de tegel om een vraag te stellen.
Wie zich ook met een e-mailadres aanmeldt, krijgt twee dagen van tevoren een herinnering per mail.
Vragen vooraf komen vanzelf binnen
Op de bewonerspagina kiest een bewoner Stel een vraag aan de bewonerscommissie, kiest een onderwerp, zoals Onderhoud of reparatie, en schrijft de vraag. Die komt bij u binnen onder Communicatie, op het tabblad Bewonersvragen. U ziet wat nieuw is, wat is opgepakt en wat is afgerond. Uw antwoord leest de bewoner op een eigen pagina waar hij zijn vraag kan volgen, en per mail als hij zijn e-mailadres opgaf, ook als hij niet komt. Tussen de vragen over de avond staan ook andere, zoals over het licht bij de fietsenstalling. Die pakt u apart op.
U mailt de agenda aan wie zich aanmeldde
Naast de herinnering kunt u met de knop Mail aangemelden zelf de agenda sturen, of een laatste bericht, zoals dat de koffie om kwart over zeven klaarstaat. Het bericht gaat naar iedereen die zich met een e-mailadres aanmeldde. Verschuift de avond, dan past u hem aan met Wijzigen en krijgen zij vanzelf bericht. Wie zich op papier aanmeldde, krijgt van u een briefje in de bus.
Bewoners stemmen in de zaal
Mag u van de corporatie de bewoners laten kiezen, bijvoorbeeld welke kleur de nieuwe voordeuren krijgen, dan zet u die vraag onder Stemmen klaar. Zo'n vraag blijft een concept tot u in de zaal op Open de stemming drukt. Meestemmen kan alleen wie zich met de telefoon voor de avond heeft aangemeld, op diezelfde telefoon, met één stem per persoon. U ziet meteen de uitslag en hoeveel van de aangemelde bewoners stemden.
Wie geen telefoon heeft of zich op papier aanmeldde, kan niet digitaal meestemmen. Vraag daarna alleen wie niet digitaal kon stemmen, zijn hand op te steken, en tel die stemmen erbij. Of gebruik de stemming als peiling onder wie een telefoon heeft.
Na afloop: wie was er, en het verslag
Na de avond vinkt u op de Aanmeldlijst af wie er was. Het verslag zet u als bericht op het prikbord, zodat iedereen die de QR-code scant het kan lezen. Het verslag dat u hierboven kunt printen, doet u zelf bij iedereen in de bus.
LEX Participatie
Wat het nog meer doet voor uw commissie
- Peilingen onder bewonersVraag vooraf welk onderwerp bewoners het belangrijkst vinden, of zet een vaste peiling uit, zoals over het onderhoud van het gebouw.
- VergaderingenDe agenda, de uitnodigingen en de verslagen van uw eigen vergaderingen op één plek.
- Servicekosten controlerenBewoners fotograferen hun jaarafrekening en zien of de bedragen kloppen.
- Het kasboek, als uw organisatie het gebruiktBonnen, budget en een overzicht dat u op de jaarvergadering kunt laten zien.
Hoe krijgt uw commissie toegang? De huurdersorganisatie of koepel neemt LEX Participatie af en geeft haar bewoners- en activiteitencommissies toegang. Vraag het bestuur van uw huurdersorganisatie of die al meedoet. Zo niet, stuur het bestuur dan deze pagina.
Veelgestelde vragen
Daar is geen vaste regel voor. Nodig zo vroeg uit dat bewoners het kunnen inplannen, hun vraag nog kunnen inleveren, en dat u de vragen voor de avond aan de corporatie kunt doorgeven. De planning bij de voorbeelduitnodiging stelt datums voor. Bij een huurdersvereniging staat in de statuten hoe ver van tevoren u de leden oproept voor de ledenvergadering. Bij een voorstel om de statuten te wijzigen is dat minstens zeven dagen.
Het onderwerp, de datum, de begin- en eindtijd, de plek en wie er komt vertellen, en hoe en bij wie bewoners een vraag vooraf inleveren. Houd het bij een kantje in gewone taal.
Opening, mededelingen, de uitleg over het onderwerp, de vragen vooraf, vragen uit de zaal, hoe het verder gaat en de rondvraag, met tijden erbij. De voorbeeldagenda op deze pagina rekent die tijden voor u uit.
Ja, minstens één keer per jaar, voor alle huurders, met verantwoording over het afgelopen jaar en de plannen voor het nieuwe jaar. Zo staat het in artikel 1 van de Overlegwet.
Minstens zes weken nadat de corporatie u over haar plan heeft geïnformeerd. De corporatie noemt de termijn zelf, dus vraag haar gerust om langer, zodat er ruimte is voor een bewonersavond.
Nee. Het gaat om de instemming van 70 procent van alle huurders van de woningen, met het schriftelijke voorstel van de corporatie. Een stemming in de zaal laat alleen zien hoe de aanwezigen erover denken.
Ja, bij een informatieavond is dat vaak handig. Laat de commissie wel de avond leiden, en neem een deel van de avond zonder de corporatie als u wilt horen wat bewoners er zelf van vinden.
Een bewonerscommissie heeft geen wettelijk recht op een vergoeding. De corporatie moet er wel voor zorgen dat u uw werk kunt doen (Overlegwet, artikel 2a). In de praktijk is er vaak geld: via de huurdersorganisatie, uit het vaste bedrag dat zij van de corporatie krijgt voor het overleg (artikel 7), of via een budget van de corporatie. Vraag dus de huurdersorganisatie of zij de zaal en de koffie betaalt, en de corporatie of zij een zaal heeft of een budget voor de bewonerscommissie.
De wet zegt het niet met zoveel woorden. Wel moet een bewonerscommissie bewoners op de hoogte houden en betrekken bij haar standpunt (Overlegwet, artikel 1), en een verslag is daarvoor de eenvoudigste weg. Maak het kort na de avond, met de antwoorden op de vragen en de afspraken met naam en datum, en doe het in elke bus, ook bij wie er niet was.
We laten u in een half uur zien hoe LEX Participatie werkt met de gebouwen van uw eigen huurdersorganisatie. Gratis en vrijblijvend.
Liever bellen? Dat kan van 9.00 tot 21.00 uur op 085 060 88 49.
Deze pagina is algemene informatie. De schermen komen uit een demo-omgeving met verzonnen namen. Bronnen: Wet op het overleg huurders verhuurder, artikelen 1, 2a, 3, 4, 5 en 7, Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 220, 252 en 259 en Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 15, 27, 42 en 48. Over geld voor de bewonerscommissie: Volkshuisvesting Nederland, bewonerscommissie. Bijgewerkt: 23 september 2026.