Penningmeester van een huurdersvereniging: wat komt er op u af, en hoe maakt u de begroting?
Als penningmeester zorgt u voor overzicht: dankzij u weet het bestuur wat er te besteden is, en zien de huurders waar het geld naartoe ging. Vaak houdt u het kasboek bij, maakt u samen met het bestuur de begroting en zorgt u na afloop van het jaar voor de cijfers waarmee de huurdersorganisatie verantwoording aflegt aan de corporatie.
Hieronder leest u hoe dat jaar loopt, welke posten vaak op een begroting staan en wat u regelt bij een wissel, met een begrotingsmaker om in te vullen en te printen.
- 6 maandenheeft het bestuur na afloop van het jaar om de jaarcijfers te maken. Bij een vereniging legt het ze in die tijd voor aan de ledenvergadering.
- 2 maandenna afloop van het jaar legt de huurdersorganisatie verantwoording af aan de corporatie over het geld dat zij kreeg
- 3 dagenscholing per jaar is het minste wat de corporatie het bestuur moet bieden. Ook die kosten vallen onder de vergoeding.
- 7 jaarbewaart een vereniging of stichting de boeken, de afschriften en de bonnen
Wie doet wat met het geld?
In de wet heet een huurdersvereniging of huurdersstichting een huurdersorganisatie. De penningmeester is daar vaak lid van het bestuur. Het bestuur is samen verantwoordelijk, ook voor het geld. Hoe u het werk verdeelt, spreekt u samen af. Vaak ziet het er zo uit:
Houdt het kasboek en de bonnen bij, betaalt de rekeningen en maakt een voorstel voor de begroting. Na afloop van het jaar maakt de penningmeester de cijfers.
Bespreekt de begroting, besluit samen over grote uitgaven en kijkt een paar keer per jaar mee met de cijfers. Een ander bestuurslid kan de penningmeester vervangen als dat nodig is.
Kijkt na afloop van het jaar of de cijfers kloppen met de bank en de bonnen. Wie in de kascommissie zit, zit niet in het bestuur. De kascommissie adviseert de vergadering en besluit zelf niets.
Bij een vereniging keurt de ledenvergadering de cijfers en vaak ook de begroting goed. Bij een stichting legt het bestuur op de jaarvergadering verantwoording af aan de huurders.
Bent u penningmeester van een bewonerscommissie? Dan helpt deze pagina ook, maar het geld komt bij u op een andere manier binnen. Een bewonerscommissie heeft geen wettelijk recht op een vergoeding. In de praktijk krijgt zij vaak geld via de huurdersorganisatie of via een budget van de corporatie. Meer daarover staat in Wat doet een bewonerscommissie.
Het jaar van de penningmeester
Het boekjaar is het kalenderjaar, tenzij de statuten iets anders zeggen. Zo loopt het jaar dan:
Begin het jaar met de goede beginstand en duidelijke afspraken
Het saldo op 1 januari is het saldo op het afschrift van 31 december. Neem dat over voor elke rekening, ook voor de spaarrekening. Is er een kas met contant geld, tel dat dan ook. Spreek met het bestuur af wie bij de bank kan betalen en tot welk bedrag. Vaak kijkt een tweede bestuurslid mee bij grote uitgaven en bij een declaratie van de penningmeester zelf.
Valkuil: Alleen de penningmeester kan inloggen bij de bank. Valt die plotseling uit, dan kan niemand meer een rekening betalen. Zorg dat ook een ander bestuurslid bij de rekening kan.
Houd elke maand het kasboek bij
Zet elke betaling in het kasboek, met de datum, het bedrag, waar het voor was en de post van de begroting. Bewaar bij elke uitgave de bon of de factuur. Leg het kasboek eens per maand naast het afschrift van de bank. Dan ziet u meteen als er iets ontbreekt en hoeft u in januari niet een heel jaar terug te zoeken. Houd ook bij of de bijdrage van de corporatie binnenkomt zoals afgesproken.
Valkuil: Bonnen in een envelop tot december. Dan weet niemand meer waar de betaling van maart voor was.
Kijk halverwege het jaar naar de begroting
Leg de uitgaven tot nu toe naast de begroting en bespreek ze in het bestuur. Gaat een post over zijn budget, dan kunt u geld verschuiven van een post die overhoudt. De huurdersorganisatie besteedt het bedrag van de corporatie naar eigen inzicht. Dreigt het hele bedrag op te raken? Vraag de corporatie dan vooraf of zij het extra geld wil betalen. Dat hoeft zij alleen als zij ermee instemt. Zo staat het in artikel 7 van de Overlegwet.
Valkuil: Pas in december merken dat het geld op is en de rekening dan alsnog naar de corporatie sturen.
Maak in het najaar de begroting voor volgend jaar
Het bedrag van de corporatie geldt voor een kalenderjaar. Het is dus handig als de begroting er ligt voordat het nieuwe jaar begint. Vraag de corporatie wanneer zij hem wil hebben. Hoe u de begroting opbouwt, leest u hieronder.
Sluit het jaar af en verantwoord het geld
Maak na 31 december het overzicht van de inkomsten en uitgaven over het hele jaar, en de balans: wat er op de bank staat en wat er nog betaald of ontvangen moet worden. Over het geld van de corporatie legt de huurdersorganisatie uiterlijk eind februari verantwoording af, ook als uw boekjaar anders loopt. Leg daarvoor de werkelijke cijfers naast de begroting, in dezelfde posten.
Wat onder de bijdrage valt en wat niet, leest u in ons stuk over artikel 7 van de Overlegwet.
Valkuil: Een verantwoording met andere posten dan de begroting. Dan moet de corporatie zelf gaan puzzelen, en dat geeft vragen.
Laat de kascommissie kijken en leg de cijfers voor aan de vergadering
Bij een vereniging legt het bestuur de balans en de staat van baten en lasten ter goedkeuring voor aan de ledenvergadering. Controleert er geen accountant, dan kijkt eerst een kascommissie van minstens twee leden die niet in het bestuur zitten. Geef haar alles waar zij om vraagt. Bij een stichting legt het bestuur op de jaarvergadering verantwoording af aan de huurders. Zo staat het in de Overlegwet. Wie de cijfers vaststelt, staat in de statuten.
Wat de kascommissie nakijkt en hoe het advies over decharge gaat, staat in De kascontrole door de kascommissie.
De begroting maken: zo pakt u het aan
Een begroting is uw plan in geld. De Overlegwet vraagt van een huurdersorganisatie elk jaar een vergadering waarop zij haar plannen voor het volgende jaar bespreekt en vaststelt. De begroting past daar goed bij. Zo bouwt u hem op:
Begin bij de plannen
Welke plannen van de corporatie verwacht u, wie gaat er op cursus, hoe vaak wilt u de huurders spreken en komt er een renovatie waarbij u een deskundige nodig hebt? Schrijf dat eerst op. Daarna zet u er bedragen bij.
Valkuil: De begroting van vorig jaar met een paar procent erbij, terwijl de plannen er niet in staan.
Neem de werkelijke cijfers van vorig jaar erbij
Niet de begroting van vorig jaar, maar wat er echt is uitgegeven. Vraag een nieuwe prijs op als de zaalhuur, het drukwerk of een cursus duurder is geworden.
Zet bij elke post waarvoor hij is
Schrijf niet alleen ‘Scholing’, maar bijvoorbeeld ‘drie cursusdagen over het adviesrecht, voor de nieuwe bestuursleden’. Dan begrijpt de corporatie de post en kunt u na afloop laten zien dat het geld daaraan is besteed.
Valkuil: Een grote post Diversen, waarvan niemand weet waarvoor hij is.
Houd het geld van de corporatie en ander geld uit elkaar
De bijdrage van de corporatie is bedoeld voor de kosten van uw werk volgens de Overlegwet. Hebt u ook contributie, subsidie of een budget voor activiteiten, zet dat dan in aparte posten. Een feest voor de bewoners betaalt u vaak uit dat andere geld.
Bespreek het voorstel en laat het vaststellen
Bespreek het voorstel in het bestuur. Vaak wil de corporatie het ook zien. Vragen de statuten dat de ledenvergadering de begroting vaststelt, leg hem daar dan voor. Zet op de begroting welke versie is vastgesteld en wanneer.
Valkuil: Alleen de penningmeester weet hoe de begroting in elkaar zit. Laat een ander bestuurslid meelezen.
Welke posten staan er vaak op?
Volkshuisvesting Nederland, de site van het ministerie, noemt vijf soorten kosten waarvoor een huurdersorganisatie een vergoeding kan krijgen: overleg met en advies aan de verhuurder, het informeren en raadplegen van de huurders, scholing van het bestuur, externe deskundigen, en de eigen organisatie, zoals kantoorkosten, huur van een vergaderruimte en het versturen van nieuwsbrieven. De begrotingsmaker hieronder volgt die indeling, met aan het eind een groep voor activiteiten.
De begrotingsmaker
Vink de posten aan die u nodig hebt, vul de bedragen in en schrijf bij elke post waarvoor hij is. De totalen komen er vanzelf onder. Een bedrag mag u schrijven zoals u gewend bent, bijvoorbeeld 1.250, 300,- of 45,50. Bij elke uitgave staat een label:
- Vaak artikel 7. Deze kosten horen bij een van de soorten die de wet of het ministerie noemt. Ze vallen vaak onder de bijdrage van de corporatie.
- Hangt af van de afspraak. Of de corporatie dit vergoedt, verschilt. Leg het vooraf aan haar voor.
- Vaak ander geld. Dit betaalt u vaak uit contributie, subsidie of een apart budget van de corporatie.
Hieronder staat als voorbeeld de begroting voor 2027 van KernWonen Huurderskoepel, een vereniging met een bijdrage van KernWonen en contributie van de leden. Kies Begin met een lege begroting voor uw eigen begroting.
Inkomsten
€ 3.690,00Overleg met de corporatie
€ 450,00Huurders informeren en raadplegen
€ 1.070,00Scholing van het bestuur
€ 750,00Deskundigen
€ 900,00De eigen organisatie
€ 400,00Activiteiten en attenties
€ 120,00Begroting 2027
KernWonen Huurderskoepel
| Inkomsten | € 3.690,00 |
| Overleg met de corporatie | € 450,00 |
| Huurders informeren en raadplegen | € 1.070,00 |
| Scholing van het bestuur | € 750,00 |
| Deskundigen | € 900,00 |
| De eigen organisatie | € 400,00 |
| Activiteiten en attenties | € 120,00 |
| Uitgaven | € 3.690,00 |
| Resultaat | € 0,00 |
De begroting sluit: de inkomsten en de uitgaven zijn gelijk.
De posten met het label Vaak artikel 7 zijn samen € 3.320,00 en passen binnen de bijdrage van € 3.450,00. Tellen de posten die afhangen van de afspraak mee, dan komt u € 120,00 boven de bijdrage uit. Vraag de corporatie of die posten meetellen of betaal ze uit ander geld.
De labels zijn een richtlijn, geen juridische toets. Of een post onder de bijdrage valt, hangt af van uw werk en uw afspraken met de corporatie.
Kopieer voor Excel zet de posten, de toelichting en de bedragen in drie kolommen. Plak ze in een leeg rekenblad, dan kunt u verder rekenen of er een kolom voor vorig jaar naast zetten. Posten zonder bedrag laat de begrotingsmaker weg. De print heeft onderaan ruimte voor wie de begroting vaststelt en wanneer.
Als er een nieuwe penningmeester komt
Bij een wissel kan er veel kennis verloren gaan. Een overdracht gaat vaak het makkelijkst aan één tafel, met de oude en de nieuwe penningmeester en een ander bestuurslid erbij. Loop de lijst samen door en vink af wat is overgedragen. De vinkjes gaan mee als u de lijst kopieert of print.
Zo doet u dit in LEX Participatie
LEX Participatie is software voor huurdersorganisaties en hun bewonerscommissies. De kas heeft daarin vier tabbladen: Kas, Bank, Begroting en Jaaroverzicht. De schermen hieronder tonen de kas van KernWonen Huurderskoepel, dezelfde organisatie als in het voorbeeld van de begrotingsmaker.
De begroting naast wat er al is uitgegeven
Op het tabblad Begroting vult u per rubriek het begrote bedrag in. Zo heten de posten in LEX Participatie. Ernaast ziet u wat er al is besteed en hoeveel ruimte er nog is. Wat al is afgesproken maar nog niet betaald, zet u onder Nog te betalen en te ontvangen. Dat telt meteen mee. In dit voorbeeld is het advies over de huurverhoging al afgesproken. Daarom staat Externe deskundigheid in september al € 73,50 over het budget, nog voordat de rekening binnen is. Dat is het moment om in het bestuur te bespreken waar dat geld vandaan komt, bijvoorbeeld uit een post die overhoudt.
Voor een nieuw jaar hoeft u niet opnieuw te beginnen. In de begroting van 2026 staan knoppen als Begroting 2025 overnemen en Werkelijk 2025 overnemen. Daarmee staan de bedragen van het jaar ervoor er al en past u alleen aan wat verandert. Met Vastleggen als versie bewaart u de begroting zoals het bestuur hem heeft vastgesteld. Past u hem later aan, dan komt er een nieuwe versie bij.
Een bon is zo vastgelegd
Op het tabblad Kas kiest u Bon of factuur toevoegen en maakt u een foto of kiest u een pdf. Staat Bon automatisch laten lezen aan, dan vult LEX Participatie het bedrag, de datum en de omschrijving zelf in. U kijkt ze na, kiest zo nodig de rubriek en drukt op Vastleggen. Onder Boekingen staat de uitgave daarna met de bon erbij. Hoeveel er per post al is uitgegeven, ziet u meteen op het tabblad Begroting.
Het afschrift van de bank erbij
Op het tabblad Bank leest u het afschrift in dat u bij uw bank downloadt. LEX Participatie leest de bestanden van ING, Rabobank, ABN AMRO, Triodos, Bunq en de Volksbank, en daarnaast CAMT.053 en MT940. Een rechtstreekse koppeling met de bank is er niet, en het bestand zelf wordt niet bewaard. Elke bankregel staat daarna onder Nog te koppelen. Lijkt er een boeking bij te horen, dan koppelt u die met één klik. Anders kiest u zelf een boeking of maakt u een nieuwe. Wat nog open staat, ziet u meteen, zoals hier een terugbetaling van € 35,00.
De cijfers voor de corporatie en de vergadering
Op het tabblad Jaaroverzicht staat bij Cijfers per rubriek wat er werkelijk is uitgegeven naast wat er begroot was. Daaronder staat de balans aan het begin en het eind van het jaar. Dat is de basis voor de verantwoording aan de corporatie. Met Afdrukken hebt u het hele overzicht op papier: de cijfers, het grootboek en alle boekingen. Voor de kascommissie maakt u onder Delen een leeslink, zonder dat zij een account nodig heeft. Een leeslink toont ook alles, voor elke rol. Wilt u de corporatie alleen de cijfers geven, stuur dan alleen die bladzijden van de afdruk mee. De beginstanden van een nieuw jaar vult u op hetzelfde tabblad in, bij Beginstanden invoeren of corrigeren.
Bij een wissel blijft alles staan
De boekingen, de bonnen, de begroting, de eerdere jaren en het logboek met wie wat heeft gedaan, blijven in de kas. De nieuwe penningmeester hoeft niets over te nemen uit een map of van een laptop. Het bestuur wijst de nieuwe penningmeester aan bij Instellingen, onder Wie beheert de kas. Per kas zijn dat hoogstens twee mensen: een penningmeester en een plaatsvervanger. Uzelf aanwijzen kan niet. Bij de kas van het bestuur bevestigt een tweede bestuurslid de keuze, binnen zeven dagen.
LEX Participatie
Wat het nog meer doet voor uw organisatie
- Een eigen kas voor elke bewonerscommissieDe huurdersorganisatie kan bewonerscommissies een eigen kas geven, met dezelfde vier tabbladen. Het bestuur kijkt mee.
- Een tweede paar ogenDe huurdersorganisatie kan instellen dat bij de bewonerscommissies een tweede commissielid elke uitgave goedkeurt.
- De huurders bereikenHuurders stellen op de bewonerspagina van hun gebouw een vraag of doen mee aan een peiling. Zonder app of account.
- DocumentenVerslagen, brieven van de corporatie en het jaarverslag bij elkaar, met alle versies.
Hoe krijgt uw organisatie LEX Participatie? De huurdersorganisatie neemt het af. Wij zetten de kas voor haar aan. Daarna kan het bestuur de kas gebruiken, en zo nodig ook de bewonerscommissies.
Veelgestelde vragen
Vaak houdt de penningmeester het kasboek en de bonnen bij, betaalt de rekeningen en maakt samen met het bestuur de begroting. Na afloop van het jaar zorgt de penningmeester voor de cijfers waarmee de huurdersorganisatie verantwoording aflegt aan de corporatie en waar de kascommissie en de vergadering naar kijken. Hoe het bestuur het werk verdeelt, spreekt het samen af.
Ja, tenzij de statuten iets anders zeggen. Volgens de wet wijst het bestuur uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan (artikel 37 van Boek 2). Kijk dus eerst in de statuten. Bij een stichting of een bewonerscommissie schrijft de wet geen penningmeester voor. Een bewonerscommissie zonder eigen geld heeft er vaak ook geen nodig.
Nee. Elke bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken, ook voor het geld. Dat staat in artikel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Bij onbehoorlijk bestuur kan de vereniging of stichting een bestuurder aanspreken. Dat gebeurt alleen als hem een ernstig verwijt te maken is, niet bij een gewone vergissing. Meekijken met de cijfers is dus ook verstandig voor de andere bestuursleden.
Het hele bestuur kijkt mee, want elke bestuurder is verantwoordelijk voor de gang van zaken, ook voor het geld. Na afloop van het jaar kijkt de kascommissie of de cijfers kloppen met de bank en de bonnen. Bij een vereniging zijn dat minstens twee leden die niet in het bestuur zitten (artikel 48 van Boek 2). Daarna keurt de ledenvergadering de cijfers goed. Hoe de kascommissie te werk gaat, leest u in De kascontrole door de kascommissie.
Meestal is de vereniging zelf aansprakelijk voor haar schulden, niet de penningmeester. Tegenover de vereniging bent u aansprakelijk bij onbehoorlijk bestuur, als u een ernstig verwijt te maken valt (artikel 9 van Boek 2). Is de vereniging zonder notaris opgericht, dan zijn de bestuurders ook naast haar aansprakelijk voor schulden uit afspraken die tijdens hun bestuur betaald moeten worden. Staat zij bij de KVK ingeschreven, dan alleen als de schuldeiser aannemelijk maakt dat de vereniging niet betaalt (artikel 30).
De wet noemt geen bedrag. De corporatie en de huurdersorganisatie spreken samen een bedrag per jaar af, voor de kosten van het werk dat de Overlegwet van haar vraagt, zoals overleg en advies. De huurdersorganisatie besteedt het bedrag naar eigen inzicht. Een begroting met een toelichting per post is een goede basis voor dat gesprek.
Kosten die rechtstreeks samenhangen met het werk uit de Overlegwet en daarvoor redelijkerwijs nodig zijn. De wet noemt in ieder geval de kosten van deskundigen en van scholing. Het ministerie noemt daarnaast het overleg met de verhuurder, het informeren en raadplegen van de huurders, en de eigen organisatie, zoals kantoorkosten en een vergaderruimte.
Het Burgerlijk Wetboek vraagt geen begroting. Kijk in de statuten: daar staat vaak dat de ledenvergadering de begroting vaststelt. En voor het gesprek met de corporatie over het bedrag is een begroting het handigste middel.
Daar zegt de wet niets over. De huurdersorganisatie besteedt het bedrag naar eigen inzicht en legt verantwoording af over de besteding. Wat er met een overschot gebeurt, spreekt u af met de corporatie. Leg die afspraak vast, bijvoorbeeld in de samenwerkingsovereenkomst.
De wet verbiedt het niet. Kijk in de statuten hoe het bestuur is samengesteld. Wel is het verstandig om betalen en meekijken niet bij één persoon te leggen.
De wet noemt geen maximum. Vaak staat in de statuten of het huishoudelijk reglement hoe lang een bestuurder zitting heeft en of hij daarna herkozen kan worden. Staat er niets, dan blijft u bestuurslid tot u zelf stopt of de ledenvergadering u ontslaat, wat altijd kan (artikel 37 van Boek 2). Wie penningmeester is, spreekt het bestuur onderling af, tenzij de statuten het anders regelen.
Bij de bank krijgt de nieuwe penningmeester een eigen pas of eigen inloggegevens, en de toegang van de vorige penningmeester gaat eraf. Deel nooit een pas of wachtwoord. Hoe het precies gaat, verschilt per bank. Staat de vereniging of stichting in het handelsregister, geef de wissel dan ook door aan de KvK. De wet vraagt dat de gegevens daar altijd kloppen.
Wij laten u in een half uur zien hoe de kas in LEX Participatie werkt, met uw eigen begroting als voorbeeld. Gratis en vrijblijvend. Neemt u het werk net over? Stuur deze pagina dan ook naar de vorige penningmeester, dan weet die wat u komt vragen.
Liever bellen? Dat kan van 9.00 tot 21.00 uur op 085 060 88 49.
Deze pagina is algemene informatie en geen juridisch advies. Kijk voor uw eigen organisatie ook in de statuten en in de afspraken met uw corporatie. De schermen komen uit een demo-omgeving met verzonnen namen. Bronnen: Wet op het overleg huurders verhuurder, artikelen 1, 5d, 5e en 7, Volkshuisvesting Nederland, kostenvergoeding voor huurdersorganisaties, Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 9, 10, 10a en 48 en Handelsregisterwet 2007, artikel 19. Bijgewerkt: 25 september 2026.