Huurdersverenigingen innen hun contributie nu met automatische incasso in LEX Kas

Wat er nieuw is

Tot nu toe kon LEX Kas geen contributie innen en geen incasso doen. Dat kan nu wel. De kas heeft een volledige contributieadministratie gekregen, met automatische incasso via de eigen bank van de vereniging. Dit is er nieuw:

• LedenlijstLidnummer, adres, betaalwijze en afwijkend bedrag per lid. Een bestaande lijst in Excel plakt u in één keer in de kas.
• MachtigingenPer lid een ingevuld formulier volgens de regels van de Betaalvereniging. De getekende scan bewaart u in de kas.
• BetaalbriefEen aankondiging van de incasso, of een brief met een eigen betalingskenmerk voor wie zelf overmaakt. Per e-mail of op papier.
• IncassobestandEen SEPA-bestand voor uw eigen bank, onder het Incassant-ID van uw eigen vereniging.
• BijschrijvingLEX Kas herkent de bijschrijving van de incasso op het bankafschrift. Na uw bevestiging staan de leden op betaald.
• TerugboekingenDe reden in gewone taal en per lid een keuze hoe hij alsnog betaalt.
• PrivacyRekeningnummers worden versleuteld bewaard. De corporatie ziet nooit leden of rekeningnummers.

Daarnaast blijft alles wat de kas al kon: boeken, de bank bijhouden, de begroting, goedkeuren en het jaar afsluiten. De contributie sluit daar nu op aan. Wat binnenkomt, boekt u op Contributie van leden, en zo staat het op de juiste plek in de begroting en de jaarcijfers.

Het jaar van de penningmeester, stap voor stap

Op het Overzicht van de kas staat het jaar in zes stappen: Inrichten, Begroten, Boeken, Bank, Afsluiten en Verantwoorden. Onder Eerst doen staat wat vandaag aandacht vraagt, het belangrijkste eerst. Leden en Contributie zijn twee nieuwe tabbladen. Hieronder volgen we de contributie in de volgorde waarin een penningmeester het werk doet.

1De ledenlijst

Elke kas heeft een eigen ledenlijst, met lidnummer, naam, adres, e-mail, telefoon, de datum waarop iemand lid werd en de datum van opzegging. Per lid legt u de betaalwijze vast: Incasso, Zelf overmaken, Via de huur of Vrijgesteld. Betaalt iemand een ander bedrag, dan zet u dat bij het lid.

Staat uw ledenlijst nu in Excel, dan plakt u hem in één keer in LEX Kas. LEX Kas controleert elke regel voordat er iets wordt opgeslagen, zodat u een fout ziet voordat hij in de lijst staat. Rekeningnummers staan niet in de ledenlijst. Die horen bij de machtiging.

2Machtigingen

Voor automatische incasso heeft u van elk lid een getekende machtiging nodig. LEX Kas maakt het formulier voor u, per lid vooraf ingevuld: naam en adres van het lid, de gegevens van de vereniging, uw Incassant-ID, het kenmerk van de machtiging en de vaste tekst over terugboeken binnen acht weken. Het formulier volgt de regels van de Betaalvereniging Nederland.

Het lid tekent met pen op papier, of tekent de pdf en stuurt die terug. U legt de getekende machtiging vast met een scan of een foto, en die bewaart u veilig in de kas. Een vinkje of een mail zonder handtekening telt niet als machtiging.

Elk lid krijgt een eigen kenmerk, zoals LID0042-1. Staat er al een kenmerk op een eerder getekend formulier, dan neemt u dat over. Een machtiging trekt u in met een datum. Is een machtiging 36 maanden niet gebruikt voor een incasso, dan vervalt hij.

3De contributieronde en de betaalbrief

Een contributieronde zet u klaar met het bedrag per lid, de uiterste betaaldatum en de rekening waarop het geld binnenkomt. Leden met een afwijkend bedrag krijgen hun eigen bedrag. Voordat u de ronde klaarzet, ziet u er een voorbeeld van.

Daarna krijgt elk lid een betaalbrief. Per e-mail, met uw vereniging als afzender, of op papier als A4-pdf met het adres precies achter het venster van de envelop. U kunt ook altijd alle brieven op papier sturen. Wie per incasso betaalt, krijgt de aankondiging van de incasso met het bedrag, de datum van afschrijven, het kenmerk van de machtiging en uw Incassant-ID. Die brief is meteen de vooraankondiging die bij een incasso hoort. Wie zelf overmaakt, krijgt een brief met een eigen betalingskenmerk van zestien cijfers. Aan dat kenmerk herkent de kas later de betaling.

4De incasso en het bestand voor de bank

De incasso is een stap binnen de contributieronde. U kiest de incassodatum: een werkdag, minstens twee dagen vooruit. Tussen brief en afschrijving zitten standaard minstens 14 dagen. Korter mag alleen als dat met de leden is afgesproken, in de statuten, het huishoudelijk reglement of op het machtigingsformulier.

Daarna ziet u precies wie meegaat en wie niet, met de reden erbij. Een lid zonder geldige machtiging gaat niet mee en betaalt zelf. Klopt de lijst, dan maakt u het bestand voor de bank: een SEPA-incassobestand in pain.008.001.08, de huidige versie voor alle Nederlandse banken. Vraagt uw bank om de oudere versie pain.008.001.02, dan kiest u die.

Het bestand uploadt u zelf in de zakelijke internetbankieromgeving van uw vereniging, uiterlijk twee werkdagen voor de incassodatum. In LEX Kas staat in vijf stappen hoe dat gaat, van inloggen tot het bevestigen van de opdracht. Downloadt u het bestand opnieuw, dan krijgt u precies hetzelfde bestand, en elke download staat in het logboek. Zolang de bank niets heeft bijgeschreven, kunt u de incasso nog intrekken. Het geld gaat van de rekening van het lid naar de rekening van de vereniging. Adminio komt nooit aan uw geld.

5De bijschrijving en leden op betaald

Na de incassodatum schrijft de bank het totaal bij. Leest u het bankafschrift in, dan herkent LEX Kas aan het exacte totaal bij welke incasso die bijschrijving hoort. Heeft de bank teruggeboekte incasso's er al vanaf gehaald, dan herkent de kas ook dat lagere bedrag. Na uw bevestiging staat het bedrag op Contributie van leden en staan de leden op betaald.

6Terugboekingen

Een lid mag een incasso binnen acht weken laten terugboeken. Soms weigert de bank de incasso zelf, omdat er te weinig geld op de rekening staat of de rekening is opgeheven. LEX Kas herkent die terugboekingen op het afschrift en zet ze onder Teruggeboekt, met de reden in gewone taal, zoals ‘Er stond niet genoeg geld op de rekening’ of ‘Het lid heeft de afschrijving laten terugboeken’. De code van de bank staat eronder. Op het Overzicht verschijnt de melding bij Eerst doen.

Daarna kiest u per lid hoe hij alsnog betaalt. Met een betaalbrief maakt het lid zelf over. Stond er te weinig geld op de rekening, dan mag u één keer opnieuw incasseren, met een nieuwe aankondiging. Of u laat de contributie vervallen. Is het rekeningnummer onjuist, de rekening opgeheven of de machtiging niet geldig, dan staat de machtiging daarna op Niet meer bruikbaar en gaat hij niet meer mee. De terugboeking wordt als terugbetaling geboekt, dus uw jaarcijfers tonen de contributie die echt is binnengekomen.

7Het bankafschrift en de betalingen

LEX Kas heeft geen live koppeling met de bank. U leest het afschrift in als bestand: CAMT.053, MT940 of de csv van ING, Rabobank, ABN AMRO, Triodos, bunq of de Volksbank. Een andere csv kan ook, dan geeft u zelf aan welke kolom wat is. Daarna zoekt LEX Kas in het afschrift de betalingen van de contributie. Een betaling wordt herkend aan het betalingskenmerk, of aan de achternaam en het exacte bedrag. Alle herkende betalingen boekt u in één keer op Contributie van leden, met de datum van de bank.

De andere bankregels koppelt u aan een boeking, of u maakt er een nieuwe boeking van. Een overboeking naar de spaarrekening verwerkt u als overboeking tussen eigen rekeningen. Wie na de uiterste datum nog niet heeft betaald, staat onder Nog niet betaald. Een herinnering stuurt u zelf, per e-mail of op papier, met de datum van de eerste brief erin. Leden die per incasso betalen, krijgen geen herinnering om over te maken. Wat nog binnen moet komen, telt mee als nog te ontvangen in de begroting en op het Overzicht.

Van begroting tot verantwoording

De contributie is één onderdeel van de kas. Daaromheen staat het werk dat de kas al deed, en ook dat is vernieuwd.

De begroting

Een begroting hoeft u niet op een leeg vel te beginnen, al kan dat wel. U kiest een opzet die past: een bewonerscommissie met € 250, een commissie met activiteiten van € 1.000 of een huurdersvereniging van € 11.000. Of u neemt de begroting van vorig jaar over. Bij elke rubriek staat uitleg, en per regel schrijft u een toelichting. In de rubriek Bijdrage van de verhuurder begroot en verantwoordt u het geld dat de corporatie elk jaar geeft.

U legt vast wie de begroting heeft vastgesteld en wanneer: de algemene ledenvergadering, de bewonersvergadering, het bestuur of de commissie. Elke versie blijft bewaard. U drukt de begroting af op A4, of deelt hem via een leeslink met de corporatie of de koepel. Een huurdersorganisatie met commissies ziet op het tabblad Commissies per commissie of de begroting is vastgesteld, wat er is uitgegeven en hoe ver de verantwoording is.

Goedkeuren met vier ogen

Onder Wie keurt goed stelt u in of een tweede persoon naar uitgaven kijkt. Dat kan een tweede commissielid zijn, het bestuur van de koepel of een externe beoordelaar, zoals een medewerker van de corporatie, die per mail beoordeelt zonder in te loggen. Met een drempelbedrag bepaalt u vanaf welk bedrag dat nodig is. Elke handeling in de kas staat in het logboek.

Het jaar afsluiten in vijf stappen

Na 31 december rondt u het jaar af in vijf stappen: alles goedgekeurd en bonnen compleet, de bankstand op 31 december, de kascommissie uitnodigen, afsluiten en het verslag maken, en verantwoorden. De jaarcijfers tonen de inkomsten en uitgaven, de balans, het resultaat door het jaar en het grootboek met debet, credit en saldo.

De kascommissie krijgt een leeslink en heeft geen account nodig. Zij kijkt mee zonder iets te kunnen wijzigen, en stuurt haar bevindingen terug. Openstaande punten staan bovenaan. Voor de accountant downloadt u het controlepakket: de boekingen, de bonnen en de jaarrapporten in één bestand. Daarna verantwoordt u het jaar aan de kascommissie, de corporatie of de leden.

Privacy: rekeningnummers blijven bij de penningmeester

Rekeningnummers van leden worden versleuteld bewaard, met AES-256 en een sleutel die apart wordt bewaard. Op het scherm ziet u alleen de laatste vier cijfers. Het volledige nummer wordt alleen ontsleuteld om het incassobestand te maken, en het staat nooit in het logboek of in een foutmelding. Incasso en machtigingen ziet alleen wie de kas beheert, zoals de penningmeester.

De corporatie ziet nooit leden, kenmerken of rekeningnummers. Gescande machtigingen staan in een afgeschermde opslag. Trekt een lid de machtiging in, dan verdwijnen rekeningnummer en rekeninghouder meteen. De scan blijft daarna 14 maanden bewaard en kan dan worden gewist. Gegevens van opgezegde leden blijven standaard twee jaar bewaard en worden daarna geanonimiseerd. U kunt die termijn instellen op één tot zeven jaar. Vraagt een lid om zijn gegevens te wissen, dan doet u dat met Wissen op verzoek.

Waarom we er meer dan een jaar aan werkten

We hebben meer dan een jaar gewerkt om deze module nog beter te maken. Gebruiksgemak stond daarbij steeds voorop. De penningmeester van een huurdersvereniging is meestal een vrijwilliger. Soms een boekhouder, vaker iemand die het op zich nam omdat het moest gebeuren. Voor die penningmeester hebben we deze module gemaakt.

Daarom staat alles in gewone taal. Waar de bank een code als AM04 geeft, leest u: er stond niet genoeg geld op de rekening. Kennis van boekhouden is niet nodig. U boekt op rubrieken met gewone namen, en het grootboek met debet en credit volgt daaruit. Op elk scherm staat wat er nu te doen is, en op het Overzicht staat het belangrijkste bovenaan.

En niets gaat vanzelf. LEX Kas herkent betalingen, doet voorstellen en zet bestanden klaar, maar er wordt niets geboekt zonder dat de penningmeester het bevestigt. Het inlezen van een afschrift boekt nooit. Een herinnering stuurt u zelf. Een teruggeboekte contributie wordt niet vanzelf opnieuw geïncasseerd.

Dezelfde kas werkt voor een bewonerscommissie met € 250 per jaar en voor een huurdersvereniging met € 11.000. Wat u niet gebruikt, staat niet in de weg. Leden en Contributie verschijnen pas als de ledenlijst voor uw kas aanstaat.

Wat u nodig heeft

Bij automatische incasso horen een paar dingen die u zelf regelt. Dit is de volledige lijst.

• Een inschrijving bij de KvKZonder inschrijving sluit uw vereniging geen incassocontract af.
• Een Incassant-ID en een incassocontractU vraagt ze samen aan bij uw eigen bank. LEX Kas controleert het Incassant-ID als u het invult.
• Zakelijk internetbankierenU uploadt het bestand zelf bij uw bank, uiterlijk twee werkdagen voor de incassodatum.
• Een getekende doorlopende machtiging per lidOp papier of als getekende pdf. Digitaal tekenen en eenmalige machtigingen zijn niet mogelijk.
• Rekeningen binnen de EERLEX Kas werkt met de gewone SEPA-incasso (Core), voor rekeningen in de Europese Economische Ruimte. De zakelijke variant (B2B) zit er niet in.
• De modules Ledenlijst en IncassoAdminio zet ze op aanvraag voor uw organisatie aan.

Uw bank rekent haar eigen tarief voor incasso's. Betaalbrieven per e-mail tellen mee in de e-maillimiet van uw abonnement. Met een abonnement om alleen te lezen ziet de penningmeester de incasso niet.

Zo begint u

Werkt uw organisatie al met LEX Participatie, vraag dan of wij Ledenlijst en Incasso voor uw kas aanzetten. Daarna vult u onder Kas instellen het onderdeel Incasso in: uw Incassant-ID, de naam en het adres van de vereniging, de reden van betaling en de rekening waarop de incasso binnenkomt. Bent u nieuw, dan laten we u in een gesprek de kas zien, aan de hand van uw eigen ledental, betaalwijzen en bank.

Veelgestelde vragen

Gepubliceerd op 5 november 2026. De schermen en brieven komen uit LEX Kas zelf. De vereniging, de leden en de bedragen erin zijn verzonnen.