Een klachtencommissie voor ongewenste omgangsvormen opzetten
Bij klachten over pesten, intimidatie of discriminatie op het werk zijn klager en aangeklaagde collega's. Dat maakt onafhankelijkheid hier belangrijker dan waar ook, en tegelijk moeilijker te organiseren. De drie rollen, vertrouwenspersoon, commissie en werkgever, en waar het per rol misgaat.
Wat de Arbowet vraagt
De Arbowet verplicht elke werkgever beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting: pesten, (seksuele) intimidatie, agressie, discriminatie en werkdruk. Een klachtencommissie staat niet letterlijk in de wet. Wat de wet vraagt is dat een melding zorgvuldig wordt opgepakt, en werkgevers vullen dat verschillend in. Veel organisaties werken met drie rollen die elkaar aanvullen en die niet in één persoon mogen samenvallen: de vertrouwenspersoon voor de opvang, een klachtencommissie voor de formele behandeling en de werkgever voor beleid en besluit. Onderzoek naar de feiten kan ook elders liggen. Sommige werkgevers laten een extern onderzoeksbureau of een onafhankelijke onderzoeker de feiten vaststellen en leggen de klacht pas aan een commissie voor als de melder een formeel oordeel wil of als het informele traject niet tot een oplossing leidt. Wat u ook kiest, leg in de regeling vast wie welke stap zet en in welke volgorde. Verken de rollen hieronder.
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de klachtenregeling: betrek die vanaf het eerste concept, niet bij de vaststelling.
Waarom extern hier de norm is
In de meeste sectoren is de keuze tussen een interne en een externe commissie een echte afweging, die we in interne of externe klachtencommissie langs vijf criteria leggen. Bij ongewenste omgangsvormen valt die afweging bijna altijd dezelfde kant op: extern of gemengd. Elk intern lid kan een werkrelatie hebben met klager of aangeklaagde, en de melder moet erop kunnen vertrouwen dat het onderzoek buiten de lijn plaatsvindt. Voor kleinere werkgevers is een gezamenlijke commissie via de branche of een gespecialiseerd bureau de praktische route, dezelfde beweging die we in een geschillencommissie oprichten beschrijven. Het reglement volgt de tien onderdelen van elk klachtenreglement, met hier extra gewicht op geheimhouding, wraking en de bescherming van de melder.
De behandeling die overeind blijft
Gegronde of ongegronde klachten over ongewenst gedrag eindigen relatief vaak bij de kantonrechter, als onderdeel van een ontslagzaak of een geschil over een maatregel. De rechter toetst dan niet het oordeel van de commissie over, maar wel de zorgvuldigheid: kende de aangeklaagde de verwijten, kreeg hij de stukken, zijn getuigen afzonderlijk gehoord, is het advies gemotiveerd. Een behandeling met gelijke informatiepositie en een dossier dat per stap reconstrueerbaar is, beschermt dus alle betrokkenen, ook de werkgever. Hoe u dat proces neerzet, van intake tot advies, staat in een klachtencommissie inrichten, en wie het onderzoek voorbereidt in de secretaris van de klachtencommissie.
Veelgestelde vragen
Niet met zoveel woorden. De Arbowet verplicht werkgevers beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, waaronder pesten, (seksuele) intimidatie, agressie en discriminatie. Een klachtenregeling met een onafhankelijke klachtencommissie is daarvan het gangbare en door de toezichthouder verwachte sluitstuk, naast een vertrouwenspersoon. Wie geen commissie heeft, moet kunnen uitleggen hoe formele klachten dan wel zorgvuldig worden onderzocht.
Extern of gemengd is hier de norm, sterker dan in andere sectoren. Klager en aangeklaagde zijn collega's, en elk intern commissielid heeft mogelijk een werkrelatie met een van beiden. Een externe voorzitter met externe of gemengde leden voorkomt schijn van partijdigheid en beschermt ook de interne leden zelf. Kleinere werkgevers sluiten aan bij een gedeelde of landelijke commissie via hun branche of een gespecialiseerd bureau.
Een formele klacht kan niet anoniem: hoor en wederhoor vereist dat de aangeklaagde weet wat hem wordt verweten en door wie. Wat wel kan, is anoniem signaleren bij de vertrouwenspersoon of via een meldregeling, waarna de werkgever zonder formele klacht onderzoek kan laten doen naar een patroon. De regeling hoort dat onderscheid uit te leggen, zodat melders niet afhaken omdat ze denken dat direct alles op tafel komt.
De vertrouwenspersoon is er voor de melder: opvang, informatie over de routes en begeleiding, ook tijdens een eventuele formele klacht. De commissie is er voor de waarheidsvinding: onderzoek met hoor en wederhoor en een gemotiveerd advies. De twee rollen mogen nooit in één persoon samenvallen, en de vertrouwenspersoon hoort geen deel uit te maken van de commissie in een zaak waarin hij een partij begeleidt.
De wet schrijft geen vaste termijnen voor: die legt u zelf vast in het reglement. Gangbaar is een ontvangstbevestiging binnen een week, een ontvankelijkheidsbeslissing binnen twee weken, en een advies binnen zes tot acht weken na indiening, met een gemotiveerde verlengingsmogelijkheid. Daarna volgt de reactietermijn van de werkgever, doorgaans twee tot vier weken. Belangrijker dan de exacte duur is dat elke fase een termijn en een eigenaar heeft.
De commissie adviseert, de werkgever beslist. Maatregelen lopen van een gesprek en een officiële waarschuwing tot overplaatsing, schorsing of een ontslagtraject, afhankelijk van de ernst en het patroon. Daarnaast hoort de werkgever te kijken naar het bredere beeld: nazorg voor betrokkenen, herstel binnen het team en de vraag of het beleid of de cultuur aanpassing vraagt. Een gegronde klacht zonder zichtbaar gevolg ondermijnt de hele regeling.
Adminio geeft de klachtencommissie voor ongewenste omgangsvormen een afgeschermde omgeving waarin alleen de commissie en haar secretaris het dossier zien. Klager en aangeklaagde krijgen dezelfde stukken op hetzelfde moment, de termijnen worden bewaakt en elke stap is later terug te vinden. De commissie heeft daarbij de relevante wetgeving en vergelijkbare uitspraken bij de hand via de kennismotor LEX. Zo blijft het onderzoek navolgbaar, ook als de zaak later bij de rechter komt.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Raadpleeg de actuele regelgeving en uw eigen regeling. Bron: Arboportaal (psychosociale arbeidsbelasting). Laatst bijgewerkt: 25 juli 2026.